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本PPT是基于北京九州科源科技发展有限公司(简称九州档案)研发的“数字档案信息管理平台”建设而编制。
帮助用户初步了解什么是档案信息化,档案信息化过程中常见的困惑与疑问,主要内容包括,什么是档案信息化、档案管理中常见问题、档案信息化建设阶段、档案信息化建设目标与建设方法、我们能做什么、档案信息化预期建设效果分析、我们的价值与优势。
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北京九州科源科技发展有限公司
编制日期:2019年05月09日(版本号:1.0 )
预计阅读时间 :一目十行(2 - 3 分钟) 专心致志(15 - 20 分钟) 举一反三(30 - 60 分钟)
内容介绍
档案信息化基础知识系列材料之 —— 档案信息化建设的价值与意义 版本号1.0
九州档案 数字档案信息管理平台
档案信息化建设介绍
北京九州科源科技发展有限公司
九州档案 数字档案信息管理平台 / 构建一流档案信息平台
01
什么是档案信息化
02
档案管理中常见问题
03
档案信息化建设阶段
04
建设目标与建设方法
01
什么是档案信息化
九州档案 科技创造有序世界
01 什么是档案信息化
档案资源数字化
档案利用网络化
档案业务平台化
档案信息安全化
01 档案信息化价值与意义
提高档案信息资源利用效率:即时得到需要的档案信息资源,间接提高各机构整体工作效率
消除最后一个档案信息孤岛
业务系统电子档案归档的完整性
各机构档案管理由无序向有序转化
为领导决策提供真实可靠的档案信息资源
为业务部门提供真实完整的项目档案信息资源
提前消除因档案业务管理水平制约导致的发展瓶颈
纵观国内企事业单位档案信息化建设过程,除了极少数在机构发展之初将档案信息化工作提高到日程外,大多数机构都是因档案管理导致单位发展瓶颈或严重影响工作效率,才会把档案信息化提到日程。
更多是因为档案利用效率低下,管理水平不足,已经不同程度影响了各部门整体工作效率,才认识到档案信息化价值,但是,在开始完善档案信息化体系的时候,会发现部分历史档案的完整性已经无法的到保障。
所以说,档案信息化及管理体系建设需要具备前瞻性,而这点也是大多数企事业单位管理与发展过程中容易忽略的问题,所以,在企事业单位发展阶段,档案信息化体系建设程度也间接体现了单位的综合管理水平。
02
传统档案管理中常见的问题
九州档案 科技创造有序世界
02 传统方式管理中常见问题
电子档案无法及时归档
办公系统中产生的电子文件,长期滞留在办公系统中,无法归档成电子档案
无法形成信息资源管理闭环
档案资源利用效率问题
手工查找的效率问题
手工查找查全率问题
档案信息提供的延后性
被动式档案利用模式,直接导致各部门工作效率下降
重要纸质档案的流失
频繁手动调卷,直接导致部分重要档案缺失
缺乏规范的管理模式,档案收集归档不完整,也间接导致部分重要档案的流失
无法发挥档案信息资源价值
档案信息以纸质形成存储在档案库房,即使发生利用也是被动查档利用,缺乏档案信息管理平台提供主动式利用与档案信息推送,更无法为领导决策提供详实可靠的档案数据与政策依据
OA办公系统产生的待归档文件、科研业务系统产生的待归档电子文件,在业务系统中无法得到归档处理,前端生成后,到待归档环节缺乏有效的档案管理系统,形成电子文件归档环节中断
03
档案信息化建设阶段
九州档案 科技创造有序世界
03 档案信息化建设阶段
初期管理阶段
实现档案业务网络化平台化管理
档案利用及档案审批网络化管理
完善的数据资源及权限控制体系
有效的档案信息防扩散管理机制
具备较为完整的档案制度管理体系
具备独立档案库房及相关配套设备
中期融入阶段
将档案系统融入到整体信息化建设环境
单点登陆及统一身份认证机构人员同步
与业务系统集成适时收集各类电子档案
与库房设备集成适时采集库房档案信息
集成各种智能设备提升管理效率与水平
后期价值阶段
强化管理 —— 逐步增强档案部门价值:通过档案门户宣传,扩大档 案知识宣传范围、强化档案智能查询体验、增强档案资源推送力度,优化档案信息资源利用方法
角色转化 —— 档案信息资源中心转化:逐步形成档案信息资源汇集池,逐步由档案保管部门向档案信息资源管理、信息资源利用进行转化
数据挖掘 —— 发挥档案信息资源价值:为领导决策提供真实、可靠的档案信息资源
打通业务壁垒 —— 专业档案强化档案价值:业务档案个性化、专业化、科学化管理,为企业发展助力
04
档案信息化建设目标
九州档案 科技创造有序世界
04 档案
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