厦门大学本专科生学籍档案管理细则.docxVIP

- - 厦门大学本专科生学籍档案管理细则 第一章 总则 第一条 为了加强学校本专科生学籍档案资源建设，做好本专科生学籍档案的收集归档利用工作，更好地为学校各项工作和社会服务，根据《高等学校档案管理办法》和有关法规文件的规定，结合我校工作实际，制定本细则。 第二章 归档范围 第二条 本专科生学籍档案（以下简称“学籍档案”）的归档范围为本专科学生从入学、在校学习到毕（结）业、授予学位等受教育过程中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，凡有厦门大学本专科学籍，以及以交换培养方式来我校学习的学生均纳为我校学籍档案归档对象。 第三条 实行电子学籍档案与纸质学籍档案双套归档保存制度，并确保内容一致。教务处、学生处、马来西亚分校、继续教育学院、海外教育学院、国际学院的相关学生信息管理系统应具备为每个学生生成与纸质学籍档案内容一致的可调阅的电子文档，条件具备的情况下，可在电子文档上加注形成单位的电子签章，进一步确保电子文档的有效性和安全性。同时，相关学生信息管理系统应当按照档案馆需求提供数据归档模块以便及时进行数据归档，具体实现形式可通过批量导出、开放数据库视图、开发专用接口等。 具体归档文件材料名称、立卷归档部门见附件1。 第三章 归档材料要求 第四条 归档材料记录内容应完整准确，字迹工整清晰、附着纸张牢固，签字盖章手续完备，印章清晰完整，更正处须加盖校对章和单位公章，所使用的书写印制材料、纸张、装订材料等应符合档案长久保存要求，具体如下： （一）手工书写应用黑色、蓝黑色墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写；计算机输出打印应使用激光打印机，不得使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。纸质档案应采用耐久性强的纸张，应使用光面纸，不得使用糙面纸、毛面纸。 （二）归档前去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物，破损的文件材料应进行修复，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制后加盖单位公章，并与原件一起归档。 第五条 全日制本科生学籍总登记卡、学生成绩单等归档文件材料应注意： （一）学籍总登记卡应体现学生的辅修情况；照片粘贴处须粘贴照片，粘贴时要注意防止前后页粘连。 （二）主修专业的学生成绩单不体现辅修课程成绩；学生成绩单须按照《厦门大学学生成绩单》模板打印。 （三）学籍总登记卡和学生成绩单打印时要在左侧留出3厘米空白用于装订；如双面打印，须在同一侧留出3厘米空白，即正面在左侧留出3厘米空白，反面在右侧留出3厘米空白。 （四）学籍总登记卡须加盖学院公章和学校教务部门公章；学生成绩单须有学院审核人、学院负责人签字（签章）并加盖学院公章和学校教务部门公章。 （五）每个专业须附一份详细的学生名单，名单与纸质档案一致，并加盖学院公章。主修专业的学生名单中，退学、结业、肄业、交流、结业换证等情况要在名单中注明；辅修专业的学生名单中，须标注学生获得辅修专业证书、辅修学位证书或退学的情况。名单格式见附件2。 第六条 全日制本科毕（结）业生名单（签领表）、本科毕（结）业生辅修名单（签领表）、结业换证名单（签领表）等须每页加盖学院公章和学校教务部门公章；新生名册、本科毕业生就业方案须每页加盖各相关部门公章。 第七条 继续教育学院毕业生电子注册名单、授予学士学位名单须每页加盖学院公章。 第八条 海外教育学院全日制本科毕业生名单、远程教育本科毕业生名单、远程教育专科毕业生名单、远程教育学士学位授予名单须每页加盖学院公章。 第九条 毕业生合影照要求如下： （一）纸质照片要求影像清晰、画面完整。电子照片须保持原始像素和尺寸，不得进行压缩处理。电子照片为JPEG格式，文件名以“厦门大学**学院**届**系**专业**班本科毕业合影”的方式命名。 （二）每张照片须附上届别、院系、专业、班级、照片中人员姓名等文字说明，照片中人员姓名应按人员排列顺序标注，教师和领导要在其姓名后注明职务。纸质照片的文字说明须打印出来附在照片背面，与照片一起过塑后归档。 第四章 立卷归档要求 第十条 坚持由学籍文件材料形成部门立卷归档的原则。相关学籍材料形成管理部门专（兼）职档案员应按要求及时记录、积累、整理相关学籍档案材料，并按期向学校档案馆移交归档。 第十一条 各学院本科教学秘书进行立卷归档时，应注意： （一）学籍总登记卡和学生成绩单不可折叠。 （二）申请结业换证的学生，须重新归档学籍总登记卡、学生成绩单及厦门大学本科结业生换证登记表。 （三）由学校或学院统一选派前往其它国内外高校交流学习的本科生，须归档厦门大学本科交流生学分转换申请表及派往学校的课程成绩单原件。 （四）辅修专业的成绩单由辅修专业所在院系教学秘书归档；辅修未取得辅修证书或中途退学的学生成绩单也须归档。 （五）每个学生的归档材料按学籍总登记卡、学生