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信函礼仪范文 信函，又称书信，它是人类最古老又最常用的一种沟通手段。时至今日，在公务交往中， 信函依旧是职员所常用的有效而又实用的交流方式之一。 在一般情况下，单位及其职员在正式的公务交往中所使用的信函亦称公务信函。相对于普通书信，由于公务信函使用于正式场合，在礼仪方面通常有着更为标准而规范的要求。 总体而言，公司职员在使用公务信函时，应注意言辞礼貌、表 达清晰、内容完整、格式正确、行文简洁等五大要点。 因为在英文里， 礼貌 (Courteous) 、清晰 (Clear) 、完整 (Complete) 、正确 (Correct) 、 简洁 (Concise) 等五个单词皆以字母 C 打头，故此这五大要点亦称做 公务信函写作的 五C法则 。 具体来讲，使用公务信函时，主要应当在写作信函、应用信函等方面全面地运用礼仪规范， 此外，写作电子信函也要注意遵守其礼仪规范。 写作公务信函时，一定要对信函的内容与格式斟酌再三。以下五个具体问题，尤须认真对待。 一般的公务信函均由抬头、正文、结尾三部分构成。作为一封公务信函的开端，抬头决非可有可无，而是应当认真推敲。 抬头的基本内容包括称谓语与提称语，二者均应根据具体对象具体对待，力求恰如其分。 一是称谓语准确。在写作信函抬头时，应以称谓语称呼收信之人。在称呼收信者时，下列四点必须注意： 其一，姓名与头衔必须正确无误。在任何公务信函中，写错收 信者的姓名与头衔都是绝不允许的。 称呼收信者，有时可以只称其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者无姓无名。 其二，允许以直接致信的有关单位或部门作为抬头中的称谓语。 在许多时候，以有关单位或部门直接作为收信者在礼仪上是许可的。 其三，可以使用中性名词称呼收信者。当不清楚收信者的性别 时，以 董事长 、 经理 、 主任 、 首席代表 等毋须辨别性别的中 性称呼去称呼对方是比较稳妥的。 其四，切忌滥用称呼。初次致信他人时，千万不要滥用称呼。 诸如 先生 、小姐 一类的称呼，在不清楚收信者性别时就不宜采用。不能图省事，以 先生 / 小姐 去称呼收信者。不要乱用 阁下 、老板 、有关人士 这一类专用性称呼。 二是提称语到位。在称谓语之前，有时需要使用提称语。所谓提称语，意即提高称谓语的词语。在公务信函里使用提称语，关键是 要到位。在一般情况下，公务信函里最标准的提称语是 尊敬的 。平常的公务信函，不使用提称语亦可。 在社交场合所使用的 尊鉴 、 台鉴 、 钧鉴 等古典式提称语以及在涉外场合所使用的 亲爱的 、 我的 等西洋式提称语，在普通的公务信函中一般均不宜使用。 在公务信函里，正文是核心内容。写作正文时，一定要注意主题明确，合乎逻辑，层次清晰，语句通畅，文字正确，言简意赅。以下几处要点，在写作公务信函的正文时尤须注意。 一是注意人称使用。在公务信函里，写作者所使用的人称颇为讲究。若为了表示亲切、自然，宜采用第一人称。若意在表示公事公办、严肃正规，则可以采用第三人称。 二是主要内容前置。一封标准公务信函的内容，应当像一座倒 置的金字塔，越是重要的内容越应当置于前面。 因此，在正文的开端， 即应直言自己认为最应当告诉收信者的信息以及收信者最希望了解 的信息。 三是篇幅删繁就简。在任何情况下，一封拖沓冗长的公务信函 都会使人感到无比乏味， 所以在写作公务信函时， 一定要注意控制其 篇幅，力求简明扼要。一般而言，篇幅短、段落短、句子短、词汇短 等 四短 ，是写作公务信函时所必须恪守的铁律。 四是一信只议一事。为了确保公务信函发挥功效，并且尽量缩短其篇幅，最好一信只议一事。这样一来，不但可以突出主题，而且可以限制其篇幅。 五是语言平易近人。尽管公务信函使用的是书面语言，写作者亦应即尽量使之生动、活泼、亲切、自然，既不应令其过于粗俗，也不应使之曲高和寡。 六是信息正确无误。公务信函所传递的信息， 应确保正确无误。 为此应做到：避免写错字、用错标点符号 ; 防止滥用成语、典故、外 语; 过于生僻的词语或易于产生歧义的举例，也不宜采用。 七是书面干净整洁。一般来说，正式的公务信函最好打印，而不是手写，这样可确保其书面的干净整洁。即使需要手写时，亦应避免随意涂抹、填补。另外，不要在行、格之外写字，不要掉字，不要以汉语拼音代替生字。 八是防止泄露机密。普通的公务信函，不应在其字里行间直接或间接地涉及商业秘密。若打算将其邮寄或快递时，尤须注意此点。 在公务信函里，作为最后一部分的结尾，写作上的基本要求是全面而具体。大体上说，公务信函的结尾又由下述六个具体部分所构成： 一是祝颂语。它是写信者对收信者所进行的例行祝福，其内容大都约定俗成，可酌情使用，但不宜空缺。 二是附问语。它是指写信者附带问候收信者周围人士，或代替自己周围人士问候收信者。附问语可用可不用。 三是补述语。它是正文写完