展会管理规定.docx

精品文档 精品文档 PAGE 精品文档 精品文档 展会管理规定 一、总则 明确公司参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作。 二、适用范围 本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。综合办行政管理员为展会统一负责人，原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办行政管理员进行工作交接，并负责给综合办行政管理员提供之前参加过的展会相关资料。 三、展会操作规程 （一）国内展会参展操作规程 第一步：收集资料。收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项； 第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工； 第三步：签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促对方尽快确认展位； 第四步：签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜； 第五步：办理参展商证、参观证。摊位确认后，向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件； 第六步：预订房间。展位确认后，尽快预订房间，房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈； 第七步：展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案 . 精品文档 分工实施完成； 第八步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失； 第九步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档； 第十步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份； 第十一步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。 （二）国外展会参展操作规程 第一步：收集资料。通过因特网和各类信息刊物收集与本公司相关的专业展览会，特别是国际专业展览会；与展会的组委会或中国承办方联系，向其索要参展指南及注意事项； 第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工； 第三步：签订合同。与展会主办单位或组展方联系洽谈签订合同事宜，合同签订后，催促主办单位或组展方尽快确认展位； 第四步：签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜； 第五步：展会筹备。在展前的筹备时间内，各人按展会方案的分工实施完成；特别注意如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作； 第六步：签证办理。摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事项，督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函，随后安排办理签证；该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件； 第八步：预订房间及往返机票。展位确认后，应尽快预订往返机 . 精品文档 票及房间，房间应尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈； 第九步：展前动员。展前召开参展要求会议，以确保参展过程中万无一失； 第十步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档； 第十一步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份； 第十二步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。 四、展会管理实施细则 （一）参展目的 企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。 （二）参展原则 1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则， 避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为； 2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好 真实性调查等风险防范工作； 3）参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、展台的布 置方案、广告的发布、目标客户的邀请等； 4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分 工和展前培训，展示公司团结、专业的良好形象，把握商机； 5）展会应与市场拓展紧密集合，国外展会是我公司拓展市场区 域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和客户开发工作； 6）展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。 （三）年度展会计划 . 精品文档 组织展会负责人应在每年 12月份对下一年度展会的信息进行收 集，并整理为《展会信息报告》，发给国际项目部，国外展会具体市 场调研由国际项目部负责，国际项目部对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标 展会；综合办行政管理员负责在每年1月份根据各项目部意见，整理、确定本年度《展会信息及参展提案》报公司领导研究确定，企划