项目管理中的时间表

? ? ? ? ? 项目管理中的时间表 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?　　假设你是2008年北京奥委会组委会的一名成员，负责奥运会某一项目的具体运作和组织，相关的资源和供应商都归你调用。你可能不是场馆建设、城市规划、创意设计、款项募集、安全保卫等方面的行家，而且，在这个项目中你并不需要亲自具体做些什么，但是，有一件事是你必须做的：为奥运会某一项目前后所有需要完成的步骤做一个计划，并且执行这个计划。?　　奥运会备受世人关注，任何一个项目都不容出错，在奥运会的项目中有很多因素是你必须考虑的，比如，参加奥运会的官员、运动员、观众的衣食住行；北京的天气；各类比赛场地的准备、检测；意外事件的处理；新闻媒体、通讯；开幕式、闭幕式的设计、排练、演出，等等。?　　奥运会中的任何一个项目所涉及的人与事可谓千头万绪，上述因素只是其中的冰山一角。对于这样的大项目以及对其分拆后的项目，需要的不光是最后期限，更重要的是根据最后期限倒推出来的时间表。?　　时间表是实施项目所须步骤的一个基本的、动态的计划表。时间表为行动提供动力和指南，在项目进行过程中设定“里程碑”，可以将自己的进度与预先设定的完成时间相比较，以精确地控制项目进展。?　　简而言之，项目管理的核心是时间管理，项目的成败取决于时间表的制定和实施。　　时间表的重要性?　　对于任何一个项目来说，时间表的重要性是不言而喻的。人们通常所说的时间表是项目管理的核心、是项目成败的关键，这种说法是有理论和实践依据的。?　　现代企业的项目管理，强调的是所有相关职能部门的参与，而不仅仅是项目小组承担所有的工作。财务部、研发部、采购部、生产部、品质管理部、人力资源部等职能部门参与了部分甚至整个项目开发的过程。时间表内不仅列出小组成员要完成的所有任务，还要体现出这些职能部门的工作及时间安排。?　　从立项到项目完成，是一个长期的过程。企业各个层面的成员，从高级经理到基层员工，在项目磨合中必然会提高自己的沟通能力，并培养出以协作为中心的“团队精神”(TeamWork)。项目中的时间管理，打破了传统组织架构中的等级观念、条块分割等局限，鼓励相互尊重、相互协同和创新的企业文化，使企业运营提升到一个新的高度，从而最终促进企业文化的提升。? 　　时间表是各方力量均衡的产物。各职能部门在审核时间表时，会从本部门的角度考虑其可行性。如财务部会核算其成本，法律部会判断其合法性，稽核部会考虑其合规性，人力资源部会考虑人员配置等等，从而系统地保证了项目的顺利实施。时间表在最终得到决策层的批准后，将成为项目组和职能部门之间的沟通桥梁和制衡工具。?　　时间表的分类?　　人们通常说的时间表，往往是指对任务(task)的时间安排和控制，这是时间管理的最重要的部分；时间管理的另一个很重要的方面，就是每个参与人员的时间资源。参与项目相关的人员有很多，有全职的和兼职的，有全程参与的和暂时参与的，有内部的和外部的，等等。每个人参与项目的程度、阶段、角色都有所差别。项目人员的时间资源表需要尽可能地列出每个参与人员的性格、特长、角色、计划投入的时间量及阶段等基本要素。项目人员的时间资源表应先于项目任务的时间表草拟出来，以便在制定项目任务的时间表时指定负责人和参与人员。　　制订项目人员的时间资源表，有利于工作任务的公平安排。在项目事项的安排时，能充分考虑到工作量及每个人员能投入的时间关系，可以有效避免下属被工作及苛刻的时间进度压得喘不过气来。在通常情况下，项目经理们会形成这样一个误区：他们对于那些提前加班完成任务的人的“嘉奖”往往就是给他们更多的工作。这样做不利于内部的公平与和谐。?　　时间表的制定?　　在为项目量身定制时间表时，一般可以遵循以下步骤：?　　1.头脑风暴。尽可能地召集所有相关人员，让大家一起考虑所有项目相关的工作任务，并且确定其相互依赖关系。?　　2.项目拆分。尤其对于大的项目，拆分很重要，需要一个主计划和若干子计划，甚至孙计划，需要确定各个计划的负责人。?　　3.计划草拟。确定“里程碑”和关键路径。将草拟计划送至决策层及相关人员，并在职能部门中征求意见。?　　4.计划确定。收集好各方面意见后更新制订时间表，然后再召集相关人员开会，明确责任和目标。??　　时间表的基本要求?　　1.要使一个时间表真正有用，必须有明确的时间和任务。“建议”、“尽快”、“可能”这些模棱两可的话应尽量少用，因为这些话有可能成为拖延项目进度的借口。?　　2.时间安排合理。有多少工作量?有多少时间?同时还需要处理什么事情?这样安排是否合理及现实?在你预计的时间上再多加25％～50％，这样可以使时间表更为现实。大多数人在项目上都会低估所需时间。?　　3.