erporacleebsap发票管理功能流程.doc

AP发票管理--功能流程 创建日期: 2007.9.25 确认日期: 控制编码: 当前版本: 1.0 AP模块的总流程： 我们可以看到发票的输入和管理是ap总流程的开始步骤： 一个具体的发票管理流程如下： 流程总结： 1：接受供应商的发票，发票和货物可能不同步（暂估处理） 2：打开ap会计期 3：输入发票头信息，可以为标准，po匹配等等 4：判断是否需要匹配，有没有运费、税等… 5：需要匹配的发票（po匹配、借、贷向通知单）进行相应的匹配 6：录入发票行的详细信息，匹配的发票或者分配集的自动生成行信息 7：察看发票是否已经批准，没有批准的查看相应的挂起原因 8：验证发票，创建会计科目，等待付款 3-8步骤的示意图： 应付发票主要包括了： 材料采购发票 固定资产采购发票 其他费用性采购发票 员工费用报销发票 材料采购发票：即指在材料采购业务发生时或发生后，供应商开具的销售发票。公司相关部门收到发票后，按下列流程确认后入帐： 各主管对材料采购发票的审批：在将发票提交给采购主管和财务主管审批时，需有相关附件支持，如：采购订单、入库单、质检单等 发票匹配采购订单：根据管理需要，可确定最多四维的发票匹配方式，以保证帐、货（已已接收、入库、检验合格）一致。发票匹配采购订单时，可能会由于超容限导致发票被暂挂，需分析具体原因再释放。 涉及的会计分录：材料采购订单一般采用“接收时应计”方式核算，因此在应付模块中对材料发票处理完成后，系统自动形成分录： 借：应计负债 应交税金-增值税-进项税 贷：应付帐款 固定资产采购的实物流转路径及管理要求与材料采购不同，但财务发票流转是相似的。 各主管对材料采购发票的审批：在将发票提交给采购主管和财务主管审批时，需有相关附件支持，如：采购订单、入库单、质检单等 发票匹配采购订单：根据管理需要，可确定最多四维的发票匹配方式，以保证帐、固定资产实物（已接收、检验合格）一致。发票匹配采购订单时，可能会由于超容限导致发票被暂挂，需分析具体原因再释放。 AP与FA模块集成：应付会计在AP中完成固定资产发票处理后，可将该发票信息传送至FA模块中形成实际资产条目。 会计分录：固定资产采购订单一般采用“期末应计”方式核算，因此在应付模块中对固定资产发票处理完成后，系统自动形成分录： 借：固定资产结算帐户 贷：应付帐款 在FA中自动形成以下分录： 借：固定资产-** 贷：固定资产结算帐户 其他费用性采购发票：是指办公用品等零星、小额的、所采购物品不作库存管理的各项采购发票。 采购业务在系统PO模块中处理的，公司收到发票时，财务处理流程与材料采购发票处理同。 采购业务没有通过系统PO模块处理的，公司在收到发票时，直接在应付模块中录入发票，并手工确定其入帐费用及税帐户即可。 员工费用报销发票：（学习中） 员工准备好报销单据后，交部门主管签字，作为对报销业务的确认。 员工将部门主管签字后的报销单据交给会计，会计对单据的合法性进行审核。在系统中直接将报销单输入一张费用报销发票。 如果该员工有借款，则在输入费用报销发票时，会收到系统的提示“存在该供应商的 n 笔预付款，n 笔可用”。可以将这张发票审批后，和他（她）的预付款发票进行核销。如果对员工的预付款不足，则继续对员工的发票作部分付款；如果员工预付款有结余，则根据业务需求要求其退回款项或者留待将来核销。 如果该员工没有预付款，则在系统中验证这张发票后，直接对这张发票进行付款。 在系统外，直接用现金或其他方式支付款项给报销员工，或要求员工将结余的预付款退回至财务部门。