商务接待和企业活动规范管理办法(终稿).pdf

精品文档 商务接待和企业活动规范管理办法 第一章 商务接待 一、 接待目的 商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪 律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。 为规范公司商务接待活动， 提高商务接待人员的素质要求， 并保证商务接待 活动顺利完成，特制订本办法。 二、 范围 本办法适用于公司所有商务接待活动的管理。 三、 商务接待管理 总经办是公司商务接待活动的管理部门， 公司商务接待以及宴请用餐等均由 总经办统一安排。 四、 商务接待工作原则 1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广，必须坚 持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐 心协力，共同做好接待工作。 2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高 办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交 流，不推诿扯皮，不应付拖拉。 3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。对各项商务接待费用实行预算管 理，由总经办经理根据核定的预算严格控制使用， 商务接待费用原则上不得超过 限额，如需追加预算，由总经办负责人另行审批。 五、 商务接待职责与分工 1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目 标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。 2、接待内容包括：交通安排、住宿、餐饮、接待、洽谈、参观介绍、行程安 精品文档 精品文档 排及招待服务等。分工如下： ① 总经办行政文员：负责来宾交通、住宿工作； ② 秘书：负责来宾行程安排、餐饮、接待、参观介绍、洽谈并陪同始终； ③ 前台文员：协助行政文员完成交通安排，协助秘书完成餐饮接待、商务宴 请工作； ④ 总经办经理对接待工作负有全面责任； ⑤ 来宾工作对接相关部门全力配合并派专人全程陪同。 六、 商务接待流程与计划 公司高层 下达接待任务 总经办经理 相关部门 接收并安排接待工作 协助总经办工作 行政文员 秘 书 安排交通、住宿等 安排行程、餐饮等， 全程陪同至结束。 1、总经办经理在接到公司领导通知或相关部门来访预约任务时，应了解来 宾基本情况： 来宾单位、来宾职务、来访具体时间、 来访人员联系人和联系方式、 本地逗留日期、目的，并下达接待任务给总经办秘书。 2、总经办秘书主动接洽来宾联系人，确认来访人员详细信息，包括来访人 数；主要成员姓名、身份（职务、级别等） 、性别、民族（在食宿等方面有无特 殊要求和风俗习惯） 、是否需要订房、订票、接送等。 秘书根据来宾情况及时向经理汇报， 确定我方接待规格及参与人员， 并制定 接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。在这基础上填写《商务接待申 请表》，此外，还应告知我方联系人姓名和联系方式。并按计划通知参加会晤的 领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、总经办行政人事助理根据情况提前预定车票、机票以及酒店，并将相关 精品文档 精品文档 信息告知秘书，以便秘书及时反馈给来宾。 4 、总经办秘书根据来宾情况合理安排接待标准；并在酒店房间内准备相关 资料、茶水等。根据计划、安排来宾游览路线、购物、娱乐项目等。 6、前台文员根据情况提前安排好接待所需车辆并告知总经办秘书，负责接 待任务的司机须保证车辆清洁和安