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第四部分 预览和调整报表外观;图 22 选择“打印预览”;步骤一、从“文件”下拉菜单中选择“打印预览”命令,参见图 22。
此命令可将打印的结果显示在屏幕上,预览的结果将如图 23所示。;步骤二、参见图 24,使用“缩放”工具单击预览窗口,结果如图 25所示。
使用它单击预览窗口后,文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸,如图 25所示,再次单击又会还原。;图 25 放大显示文字;此时,您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计情况,并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言,显然需要至少修改下列4点:
1.应加上表格标题。
2.至少“年龄”字段中的记录值应当居中。
3.隐藏没有使用的行和列/设定打印区域。
4.计算工资总计列的值。
下面的操作就将完善这些内容。
;修改1:应加上表格标题。;步骤一、单击行号1,然后从“插入”下拉菜单中选择“行”命令,参见图 26。;图 26 选择“行”命令;此后,在原“行1”前将插入新的行,而原来的“行1”将变成“行2”,如图 所示。
;(由于新行将用于书写工资表的标题,所以应当合并相关区域各列,而由一个单列取而代之,从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处)步骤如下:
步骤二、选定A1:D1区域,然后右击鼠标从中选择“设置单元格格式”命令,然后选择“对齐”选项卡, 勾选“合并单元格”复选框,最后单击“确定”按钮。
完成这一步操作后,“A1:D1区域”中就只有一个单元格了
;图 28 打开“合并单元格”对话框 ;步骤三、如图 29所示(图 29:在“行1”中书写好标题“员工工资表”);步骤四、选定A1:D1区域,然后右击鼠标从中选择“设置单元格格式”命令,然后选择“对齐”选项卡,并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项,参见图 32。;图 32 选择“居中”项;修改2:如前面的预览图所示,“年龄”列中的记录值应当居中。;第四部分 预览和调整报表外观;方法跟前面设置标题居中的方法一样,
选定“年龄”列,右击鼠标进入快捷菜单后,选择“设置单元格格式”命令。接着选择“对齐”选项卡,并单击“水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择“居中”项,参见图 32。
当然,我们也可以把区域内所有单元格的文字都设置为居中。如下图:;图 33让各单元格中的文字居中;顺便说一句,拖动列(行)标间的分隔线,可以调整各列(行)的显示宽度。
思考:为什么不是整行合并成一个单元格,即整行合并成一个单列?这样做对后面的居中操作会有何影响?; 由图可见,在这一份“员工工资表”中,仅使用了当前工作表中的部分行和列,如何隐藏那些并没有使用的列和行?请按下列步骤进行操作:;假如只用30行15列,则分别进行如下操作进行行/列隐藏。
隐藏行—— 单击行标31,再按住组合键Ctrl+Shift单击↓键(向下的光标控制键); 鼠标右击,执行快捷菜单命令“隐藏”即可。
隐藏列—— 单击列标P(第16列),再按住组合键Ctrl+Shift单击→键(向右的光标控制键); 鼠标右击,执行快捷菜单命令“隐藏”即可。 ;图 30 选定那些没有使用的列;图 31 隐藏没有使用的列 ;注:思考:清除、删除行/列、隐藏三者的区别。
若要打印工作表中某个特定区域,可采用单击“文件”*“设置打印区域”命令,将选定的区域设定为打印区域.;修改4: 计算工资“总计”值;
步骤一、加入“总计:”标题
然后单击在“工资”列后的第一个空白单元格,接着从“插入”下拉菜单中选择“函数”命令,参见图 34。
;图 34 选择“函数”命令;步骤三、在“粘贴函数”对话框的“函数名”列表窗中选定SUM函数,然后单击“确定”按钮,参见图 35。
(注:在“函数名”列表窗中选定某个函数后,它的功能描述字将显示在“函数分类”列表窗的下方,您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。
操作时,可先从“函数分类”列表窗中选定某类函数,然后从“函数名”列表窗中选择此类函数的某一个)。;图 35 选定SUM函数;步骤四、单击SUM函数计算的结果信息框中的“确定”按钮,参见图 36。 此后,就能在工作表中看到工资的总计值了。
;图 36 SUM函数计算的结果信息;第四部分 预览和调整报表外观
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