合并邮件发放函证讲解资料.docx

第二章邮件合并 基本情况介绍 4邮件合并的用途：什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并” 前加上“邮件”一词呢？其实“邮件合并”这个名称最初是在批 量处理“邮件文档”时提出的。 如何处理邮件？ 计算机的方法就是复制粘贴。 适用的情况为： 有一部分固定内容的模版，其中一部分的项目是需要变动的 情况下。也就是说，可以批量处理数据的更改情况下的资料 生成。 斗具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与 发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access 数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高 工作的效率，“邮件合并”因此而得名显然，“邮件合并”功能除 了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，在我们 实际工作主要应用范围为：批量生成报告，以及批量生成企 业函证，以及在固定模版情况下的意见书等有广泛的应用。 斗Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮 件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和 容易。 实现合并邮件的步骤： （一） 建立主文档 （一个对于是否使用以及在使用中如何组织 数据的一个思考过程） “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落 款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。 使用邮件合并之前先建 立主文档， 是一个很好的习惯。 一方面可以考查预计中的工作是否适 合使用邮件合并， 另一方面是主文档的建立， 为数据源的建立或选择 提供了标准和思路。 （二） 准备好数据源 （如何取得数据源？） 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表， 其中包含着相 关的字段和记录内容。数据源表格可以是 Word 、Excel 、Access 或 Outlook 中的联系人记录表。 在实际工作中，数据源通常是现成存在的， 在这种情况下，你直 接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建 立之前要先考查一下，是否有现成的可用。 如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立， 根据你的 习惯使用 Word 、Excel 、Access 都可以，实际工作时，常常使用 Excel 制作。 （三） 把数据源合并到主文档中 （文档与数据源的连接问题） 前面两件事情都做好之后， 就可以将数据源中的相应字段合并到 主文档的固定内容之中了， 表格中的记录行数， 决定着主文件生成的 份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松 容易。 这是邮件合并的最基本步骤，理解邮件合并主要还是一个对于问 题的思考过程，而邮件合并这个功能的设置主要解决的是计算机处理 问题，其中如何组织数据需要你进行思考。 思考： 我们要取得什么样子的结果？ 目的 ? ? 我们目前拥有什么样子的数据？— 材料 ? ? 如何使用邮件合并功能？ 工具 ? ? 一句话： 我们使用什么样子的工具能够把材料加工为我们需要的目的文 档？ 实例讲述： 询证函制作 如何使用合并邮件功能制作企业函证？ 思考虧?：函证是根据企业提供的往来情况数据，将这部分的数 据填列到我们“企业询证函”的简单重复机械劳动过程，这个过程中主 要是 复制（Ctrl+c）和粘贴（Ctrl+v ）的重复使用，有可能使用的 还有切换页面（Alt + tab），这几个功能应用是最基本的！人在进行这 样操作过程中出错的机率很高，因为重复所以容易乱！ ！！ 我们经常使用的制作函证的方法： 1、手工填写。 缺点：速度慢，准确性差，而且字迹也是一个 问题。 2、复制、粘贴。优点：比手工的要快，字迹工整。缺点：准确 性还是存在问题，重复劳动多。 这样的情况下，就需要进行使用合并邮件功能！ 在审计过程中，我们能够得到的有 科目余额表和往来帐款明细 表，有了这些就可以是制作往来的函证了。 第d步 将取得的资料加工为需要的格式，这个可以使用的方法很 多，在对于数据的处理过程中会讲述，主要的使用方法就是一些基本 的应用。 函证繍号 1单位若称 |贵公司欠 久贵公司 H1-1-6 二海华普发动机有眼腔司 1,573^1 16 H1-1-T 沈阳东四环离舍器有限￡司 9^1^5.46 H1-1-8 丸连丈机肓丰发动机厂 7^96?2E3.58 H1-1-9 大達电铤有恨公司 3,593,249.26 H1-1-1C 辽〒陽光汽年集团艇份有限公司 1,555,310 H1-1-11 潼源鸿翁曲轴制迭有限公司 250,554.23 H1-1-12 I二肓伊顿喪遥n有p艮公司 IjSMfiISM 展春市一汽装备枝术开叢需谴有限公司（市境部一祷厂 训邸如? H1-1-14 吉林大华机秋制造有限公旬 4,413,746.95 Hl-1-15 桧春一汽四环汽车制品有限公司底盘零件厂 1,390.2^91 DD-4rl 长春一汽四环汽年制品有