电子文件归档整理.pptx

电子文件归档整理 一、电子文件整理的前期准备工作 1、学习和掌握以《规则》为核心的电子文件整理方法，在真正掌握电子文件整理方法之后，才能开展整理工作。 2、学习并掌握《广西壮族自治区电子文件整理质量标准》，确保和提高电子文件整理质量。 3、配备配齐归档电子文件整理工作必需的软硬件设施。电子文件整理在计算机和网络环境下进行，计算机设备和网络设备等相关配件配齐之后，才能开展电子文件整理工作。 4、安装并使用专门用于电子文件的归档整理工作的软件如《GD2000综合档案管理系统V5.0》。 二、电子文件整理原则 1、归档电子文件整理总的指导思想：简化整理、深化检索 在电子文件整理和电子文件检索两项工作中，两者的关系很明确，整理是档案工作的基础，检索是档案工作的目的。前者要服务于后者，后者工作的质量取决于前者的工作质量。整理的整个工作重心要紧紧地围绕检索的需要开展工作。 整理是使档案工作有序化的过程，检索则是档案工作的出发点和工作目的，只有在科学整理的基础上，检索的查准率、查全率才能达到100%，并实现便捷、快速检索，消灭“死档案现象”，只有如此，档案工作的价值和作用才得以实现。 因此，整理是第二位，检索是第一位。整理的目的是为了更好地检索，而是否有利于检索则是检验整理工作的标准。毋庸置疑，检索决定整理，整理要随着检索的需要而改变、改革。 在电子文件、电子档案时代，检索是计算机的自动智能检索，是“点”对“点”一步到位的全文检索而不是传统的全宗――类目――文件――全文层层检索，因此，传统意义上的整理是不能适应现代化的检索需要的，所以，只有现代化的整理方法才能适应现代化的检索需要，“简化整理、深化检索”应运而生。 简化整理，就是要简化传统整理工作中不适应现代化检索要求的方法，其体现在整理的各个工作流程中就是要减少、弱化，甚至消灭繁锁、复杂的人工方式方法，逐步以简化、实用的现代化的方式方法取而代之。如电子文件收集，我们通过计算机以及电子文件管理系统就能即时采集到齐全而完整的电子文件； 电子文件的归档与不归档工作流程，我们只需要使用计算机、应用电子文件管理系统，以“确定”和“取消”的方式进行，就能确定电子文件的归档与不归档，便捷、快速、准确；电子文件年度的划分，绝无差错；电子文件的分类，只需要在类目――年度――期限下进行，就已经很便于计算机和电子文件管理系统“点”到“点”的直接检索，而检索相比较人工的类目――年度――期限――机构或问题的层层分类要简化、准确、快捷； 著录工作，计算机和电子文件管理系统能实现除了期限的划分以外的全部项目的自动录入工作而无需人工的逐个著录，省时、省力、省心；机读目录的制作，计算机通过电子文件管理系统就能自动生成。整理工作的简化是不言而喻的发展趋势，而“深化检索”则是电子文件现代化管理的前提，为了符合计算机电子文件管理系统检索功能的需要，所有电子文件著录要素项目必须全面、完整、准确。因此，著录工作要深化，这是检索工作的基础。 2、全宗内，各门类电子文件、电子档案进行统一整理 全宗内按门类进行档案整理是档案整理的基本原则。电子文件作为一种新型载体档案也应遵循这一基本原则。电子文件是在数字设备和网络环境中产生的文件，归档电子文件立档单位在职能活动中产生的，且有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 其文件类型有文本文件、数据文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件等等，这些类型的电子文件按档案的分类方法，同样应该分为电子的文书档案、专门档案、会计档案、科技档案、生产经营档案、录音档案、录像档案、照片档案等等电子档案门类，按照，《规则》5.1条“同一单位的电子文件应在其全宗内按 （１）档案类别――年度――保管期限 （２）档案类别――保管期限――年度 （３）档案类别――年度――保管期限――机构（问题） （４）档案类别――保管期限――年度――机构（问题） 等分类方案中的一种进行分类。同一全宗内应保持分类方案的稳定。” 整理的《规则》是各类电子文件、电子档案整理的总的整理规则，各机关、团体、企业、事业单位和社会组织职能活动中产生的各门类电子文件、电子档案的整理均应按照《规则》的规定进行。必然地，《规则》规定的整理不只局限于全宗内电子公文、电子邮件公文等文书档案，同时还包括了会计、科技、生产经营、音像、专门等档案。 3、电子文件的归档整理要做到“随到随归档”或“随办结随归档”进行整理 电子文件的归档整理主要是通过网络、电子计算机和电子文件管理系统来实现的。电子文件归档方式包括逻辑归档和物理归档。 逻辑归档是在计算机网络上进行不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程，需要进行“随到随归档”，亦即实时归档。逻辑归档的电子文件不需要进行整理。 物理归档是把电子文件集中下