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居民小区物业公司客户档案管理制度 一、 总则 （一） 为全面加强本公司档案管理工作，确保公司各类档案资料 充分、有效利用，实现档案资料管理的规范化和标准化，特制定本制 度。 （二） 本制度所指的档案资料是指公司及下属客户服务部门成立 以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具有查阅、利用价值的各 种形式的资质证照、文书、公文、公函、合同、图纸、业户资料以及 音像、图表等档案资料。 （三） 档案资料工作的基本原则：集中统一管理公司及各下属客 户服务中心有关资料档案，保证档案资料的完整和安全。 二、 人员配备 （四） 公司档案采取分级管理模式，即分为物业公司档案资料管 理员和下属各客户服务中心档案资料管理员。物业公司主要收集和保 管公司级别物业档案和物业资料，下属各客户服务中心具体负责管理 各自的物业档案和资料。物业公司及下属各客户服务中心均需设立独 立的档案室。 （五） 物业公司须配备档案管理的专责人员，下属的各客户服务 中心根据自身实际情况，可指定专人负责也可由其他人兼职档案管理 员。 三、档案资料的收集和整理 （六）物业公司主要统一收集和管理公司级别物业档案和物业资 料，主要包括以下内容。 物业公司公章和相关证照。 文件、公函、工作计划、上级来文以及国家与当地有关的法律 法规等档案资料，主要指房地产公司、物业公司领导签字的各类批示, 以公司及职能部门等名义发出或制定的文件以及与公司职能有密切 关系或由公司承担有关责任并需要执行的重要文件。 重大、突发事件的处理资料，主要包括楼宇、交通、治安、公 共配套设备设施等方面及自然灾害等突发重大事件的经过和处理过 程记录及相关材料。 公司所签订的合同资料，监察职能部门对公司进行检查的书面 及取证材料以及公司固定资产相关材料。 人事档案资料。 实物、声像类档案，包括各种电子档案。在实际工作中，实物、 声像档案资料比较少，根据使用频率及重要性选择自行存放或移交公 司档案管理部门，自行保管时要注意保护完整性。 荣誉类档案等其他各种档案资料。 （七）各客户服务中心管理自身楼盘、业主和经营相关的档案和 资料，主要包括以下内容。 客户服务中心业务章及相关证照。 小区基本情况材料。 （1）房产资料包括房屋、设备及其附着物清单及表格等。 接管资料包括验收合格凭证、物业完好情况、接管文件。 技术资料包括工程预决算书、总平面图、平面图、竣工图、 地质勘察报告、图纸会审记录、竣工验收证明书、房屋及设备使用技 术资料。 业主档案资料(包括维修基金档案资料)主要包括人住通知书、 住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以 及装修申请表等，业户资料必须妥善保管并及时更新。 日常管理服务资料，主要包括以下内容。 人事管理相关资料。客户服务中心人员的招聘、培训、定 岗定编、调配、变迁文件、技术职称等文件。 各部门日常的值班记录，各种往来函件，各种内部通启等 文书资料。 设备档案管理，包括设备的标志、设备台账和设备资料等。 物业经营管理材料。各客户服务中心经营发展文件、小区 管理文件、小区建设文件、委外、合作文件等。 物业租赁材料，包括租赁审批材料、租赁合同、物业权属 证明材料、房屋安全鉴定材料、同意出(转)租文件、委托书、公证 书、证明、报告、分户图等。 工程图纸档案资料，包括建筑施工图、给排水施工图、结 构施工图、消防施工图、供配电施工图、空调系统图。 各客户服务中心或个人参加各种活动的材料。 小区创优档案资料及社区文化资料。 四、档案资料的移交和归档 （八） 资料移交前管理。 各客户服务中心的档案资料在移交前由各客户服务中心档案 资料管理员负责存档管理。 各客户服务中心必须将档案资料分类存放人不同的档案袋或 盒内，保证档案资料的完好。 各客户服务中心存放的档案资料要根据自己的使用频率和保 密程度进行分类存放。 （九） 档案资料的移交，每半年向物业公司档案室进行一次移交。 资料移交前，各客户服务中心档案资料管理员须将档案按类整 理好，并填写档案资料移交表，履行移交手续。 进行移交时，物业公司须仔细核对移交的资料，确定无误后, 交接双方在移交清单上签字，并加盖部门公章。 移交清单一式两份，物业公司和各客户服务中心交接人各留存 一份。 对调出、离职的工作人员档案，在办理调离手续前，必须清还 档案资料，经档案室签字确认，方可办理调离手续。 （十）归档。主要有以下要求。 物业公司及下属各客户服务中心需按照本管理办法的归档范 围、归档日期及时、准确、规范地进行归档。 将需要归档的文件材料对照归档范围，完整、准确、系统地进 行收集，归档案卷要进行分类排列，并加盖档号章、装盒，编制档案 目录。 除归档范围表中列明为复印件外，归档的文件原则上一律为原 件，必要时复印件加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件，不能 以