居民小区物业公司行政管理工作制度.docxVIP

居民小区物业公司行政管理工作制度 一、 总则 （一） 目的。 为树立公司的良好形象，规范公司行政管理工作，维护良好的工 作环境，保障公司各项业务都能正常运转，特制定本制度。 （二） 适用范围。 本制度适用于所有本公司员工。 （三） 行政人事部是行政办公管理工作的归口管理部门，负责与 公司行政相关的各工作事项。 二、 办公管理 （四） 员工应遵守公司的规章制度，自觉维护办公环境的清洁、 安静。 （五） 爱护公物，节约使用办公用品。 （六） 保持办公室肃静，工作时间不得高声喧哗。 （七） 办公室应保持整洁，不在室内放置杂物，工作台上摆放的 办公用品应整齐有序。 （八） 上班时间，严禁办理私人事情，因公外出应向本部门负责 人请假。 （九） 工作时间不离岗、串岗，不聚众聊天，不打瞌睡，不在办 公室内吃零食。 （十）讲究文明礼貌，注重仪表仪容、形象，按规定着装，接待 来访客人应热情主动。 （十一）接待来访，应起身相迎，做到态度和蔼、彬彬有礼，来 客告辞，起身相送，答复来客询问时，不得泄露公司管理制度及有关 公司机密事项。 （十二）下班或因事离开办公室，应人走灯熄，关好门窗、电源 等。 三、公文管理 （十三）各级政府、上级部门下发和其他单位抄送的公文，统一 由行政人事部行政专员收管，并负责签收、分类、登记和分发、传阅。 （十四）以公司名义发出的各种文件需编号、登记，统一对外发 送。 （十五）公文处理程序。 行政专员将公文登记、分类，交行政人事经理审阅并提出拟办 意见。 行政专员将拟办意见送有关部门相关人员阅办。 领导批办的公文，按批示意见交有关部门负责办理。 如承办过程中有疑问或问题，应及时请示、报告。 办理完毕后，相关部门应填写承办结果，连同原文件退回行政 人事部存档。 （十六）送阅的文件要抓紧时间阅读，各部门人员不得无故拖延 或扣押，文件传阅后，阅文人需签名并写上时间。 （十七）文件一律由专人传送，一般不得横向传阅。 四、会议管理 （十八）各种会议由召集者负责组织安排，会议召开之前应确定 议题、参会对象，准备好有关的会议资料、文件等，并对出席对象提 前发出通知。 （十九）会议出席者应安排好工作，准时到会，并带笔记本及相 关会议资料。如因故无法参加会议，须提前向会议组织者请假。 （二十）会议坚持“讲效率、开短会原则，发言者应事先准备， 发言时做到简明扼要、畅所欲言，以使会议起到应有的效果。 （二十一）公司固定性会议为公司经理办公会议、项目区域办公 会议、部门例会、班组例会。具体安排如下。 公司经理办公会议，原则上每月召开一次，参会对象为公司经 理、各项目区域常务经理、经理助理及其他相关人员。 项目区域办公会议于每月X号召开，参会对象为常务经理、经 理助理、项目区域职能主管、管理处主任。 部门例会每半月召开一次，参会对象为部门所有人员。 各班组每月至少组织一次例会，进行业务培训、学习，具体时 间由部门根据自身情况确定。 （二十二）有特殊情况时，会议组织者需另行通知会议召开的时 间和安排，上一级别会议与本级别会议在时间上有冲突时，以上一级 别会议为主，本级别会议的时间作相应调整。 （二十三）凡是会议所作的决议、决定及重要事项必须形成会议 纪要，经行政人事部整理后以文件形式印发并贯彻执行。 五、印章使用管理 （二十四）公司印章由公司总经理指定专人保管，法定代表人印 章、财务专用章由财务部门专人分开保管。印章未经公司经理批准, 不得随意交与他人保管或使用。 （二十五）部门印章由部门负责人保管或指定专人保管。 （二十六）印章的使用审批规定如下。 1 .涉及人员调动或任免、以公司名义签署的合同协议、财务收支 及对外发文、发函等方面用章，需经公司总经理批准。 使法定代表人印章，由公司总经理批准。 涉及对外或代表公司名义用章，必须经公司总经理或项目区域 常务经理批准同意。 有关业务管理作用章，由项目区域常务经理批准。 使用部门印章、有关业务管理工作用章，由部门负责人批准。 （二十七）未经领导批准，公司人员不得私自用章，不准携带公 章外出，不准盖出空白信笺。 （二十八）对不符合用章规定的，印章保管人员有权拒绝盖章。 对违反用章规定或弄虚作假，造成重大影响、后果或经济损失的，要 追究保管人和当事人的责任。 （二十九）刻制印章，须经公司经理批准。作废的印章应及时封 存。 六、传真机、复印机，计算机管理 （三十）公司指定专人保管、操作各种办公设备，非操作人员未 经许可不得私自操作，确保办公设备的正常运行和使用。 （三十一）为节约纸张和能源，公司严格控制复印和传真数量， 非必要不予复印和传真。 （三十二）公司一般不承接外单位及私人委托的打印、复印、传 真，特殊情况须经领导同意，并办理付款手续后，方可承接。 （三十三）计算机内存资料应注意保密，凡涉及机要文件资料须