行政文员手册.pdf

前言 我们正置身于一个急剧变革的时代， 面对激烈的职场竞争，个人要想生存、 发展， 进而获得 事业上的成功， 就必须拥有持久的竞争优势， 而为一持久的竞争优势便是比竞争对手学得更 快，掌握更多的管理及操作技能。 基于此， 《HOW-TO 企业人手册》系列丛书为企业人提供了一个极佳的不断学习及自我提升 的机会。本丛书旨在将企业人塑造成其所在岗位的“专家” ，不仅积累知识、增长才干，更 重要的是通过学习本岗位手册使得业绩提升，从而获得晋升。 本丛书着重于企业人在各个专业岗位上如何较快的熟悉和适应工作，提高管理和业务能力， 将各个专业岗位大量的重复性工作， 按照实际操作要求， 找出规律性来， 规定其标准的工作 程序和工作方法，用流程图与制度、 表单的形成固定下来，提高工作效率， 保证工作的准确 性、及时性和全面性。 本丛书于 2005 年推出了第一辑，分别为《优秀品管员手册》 《优秀仓管员手册》和《优秀采 购员手册》 ；2007 年推出了第二辑，分别为《优秀报关员手册》 《优秀外贸员手册》和《优 秀跟单员手册》 。该丛书在读者中引起了强烈的反响， 他们认为此丛书浅显易懂， 注重细节， 切中各岗位工作的关键， 可操作性极强， 非常适合职场人士通过自我学习的方式提升工作技 能，建议我们多一些相关岗位的图书。因而，我们再次将丛书延展，策划出版了第三辑，也 是为三个设计——《优秀行政文员手册》 《优秀人事人员手册》和《优秀生产文员手册》 。 《优秀行政文员手册》 首先介绍行政文员的职责与特点任职要求、 基本技能， 在介绍行政文 员处理各项工作如办公用品管理、邮件发送、出差事务、访客接待、会议于会务管理，文书 档案管理、印章与信证管理、后勤服务管理等的实操步骤、方法、技巧和细节事项。 《优秀人事文员手册》 首先介绍人事文员的工作职责及备素质与特点、 任职要求和工作文员 处理各项工作事务如员工招聘、 员工培训、薪资与保险、 员工考评、员工关系管理等的实操 步骤、方法、技巧和细节事项。 《优秀生产文员手册》 首先介绍优秀生产文员的职责与特点、 任职要求和工作细节， 再逐项 介绍生产文员的必备基本知识及生产计划制订与管理、 生产统计与分析和生产日常事务处理 的实操步骤、方法、技巧及注意事项。 另外， 在本丛书的编辑过程中， 一些培训机构、 咨询公司的顾问老师及企业一线的相关人员 参与了编写和修改工作，具体为：王玲、高琨、侯福萍、苟宏、李恒芳、廖小丽、向壮丽、 匡炳焕、匡粉前、谢国雄、叶镇武、王刚伟、王永强、孙妍、何加喜、朱少军、催玉琴、侯 建国、赵锌君、张洪艳、刘金培等。 第一章 优秀行政文员任职要求 行政文员职责与特点 行政文员任职要求 第一节 行政文员职责与特点 文员是企业里最常见的职位之一， 具有为重要的基础性、 服务性作用， 是企业有效运转依赖 于信息， 信息最重要的载体是文件系统， 而文件系统的操作者主要就是文员。 虽然文员是最 底层的“白领” ，但却是许多缺乏职业经验的知识女性，或者是应届毕业生的首选职业，更 是一些女性成长高级白领的第一步选择。 一、行政文员的职责 文员分很多类，比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别 又分为初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作， 如文档管理、收发文 件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作，具体为： （1） 负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。 （2 ） 负责起草公司行政会议及其他列会的会议纪