简化工作提高效率讲解.doc

简化工作,提升效率讲解 简化工作,提升效率讲解 简化工作,提升效率讲解 工作简化的基本见解和方法 演讲以前，先提一个楔子。昨年十二月，我在大陆深圳市人民大礼堂，为市政府处级以上官员临时安排一场演讲；因为我应美国东西大学之邀，在深圳市开了一系列课程，恰巧有一位市政府官员亦在听课，就建议市长要办一场演讲。 记得是礼拜三，深圳市长约见我，希望我拨一点时间，帮他们做一场演讲，时间就订在下礼拜一的清早。各位看看，礼拜三中午约见，只有礼拜四，五两节气间来联系（因深圳已推行周休二日），这样一场演讲要召集各单位人员来听演讲，所有单位都要行文到，我想以他们的效率可能办不能够；但是礼拜一上午我到的时候，如期如时地举行。 负责主办的人事局长告诉我：「差点办不能够，因为深圳对台办以中央没有审批过，要暂缓办；但我告诉他说，市长已经赞成了，而且要等中央经过也来不及了，先办再说。」从这里我们能够体认到二点，第一、他们的做事效率能在短短二天之内召集六、七百位处级以上官员来听讲；第二、他们能打破成规，打破过去做事程序，先办再说。 那次演讲内容恰巧跟今天相同，叫做〔简化做事程序，提升工作效率〕，其中提了一些见解。我近来又去大陆，认识他们用在香港回归此后的海关作业。由这个例子发现，我们向来以为大陆相当落后、官僚，而且好多作业相当难以配合，但是他们也存心大马金刀地做一些改进，并在短短几年中跟上来。 【高效率的方法不难，难在心态调整！】 接着，我举个现成例子，大家都知道，车辆违规停车会被拖吊，我记得早期违规停车还由公家单位拖吊时候，每部拖吊车一天平均拖吊一、二部车，但是包给民营此后，平均每部拖吊车拖吊二十部车以上，为什么拖吊业务改为民营此后，效率能大幅提升十几倍？ 近来我看到拖吊车做了一个改进，效率大概提升十倍，以前拖吊的时候，把拖吊座插进去，须别的一个人以栓卡住，尔后升起来，才把车吊走；现在新设计的挂勾只要对准插入，即自动转向，尔后高升吊走，速度是原来的十倍；而且以前要二个人，现在只要一个人。发明挂勾者，真是应该获奖。 从这里我们发现：当心态改变的时候，从公营心态改变成民营心态的时候，效率就提升十几倍，当民营产生竞争的时候，效率还可提升十几倍。因此，我要重申：方法不难，难的在心态，心态能调整过来，就必然能想出高效率的方法。 【做得好还要更好才叫做「改进」】 接着我想请问各位一个问题，各位在心中想想看，有没有碰到一个这样的工作：第一、能够赚得一个还可养家活口的待遇。第二、工作平定，不用担忧关厂减员。第三、能够实现理想，理想。第四、还可以够同时做社会服务。请问有没有这样的工作？我想各位心里有数，现在做的工作，就吻合这四个要件。像我都还不能够吻合。 有这样的工作我们怎样去珍惜它，在人生旅途中真切发出生命的光和热。我们可从一些小故事中，来自我启示。过去我们谈改进，好多人心中都有一些负面的联想，是不是做不好才改进。事实上谈改进，我以为恰巧相反，做不好，要去改好叫〔改恶〕，这是主管的责任、制度的责任，做得好还要更好才叫做〔改进〕。我相信今天好多政府机关，都已经做相当不错，明显地看到进步，像户政、税捐稽征处 .等的进步。 那么我们要怎样把工作做得好，还要更好，亦即用现有的人力做更多的事，若是不限制的加人，基本上不叫进步，进步是经由改进让效率更高，而且做得更轻松。谈到这里，有人会说，我们没有学过改进，因此局里应该办训练，教我们怎样改进？我向来以为改进力是天生的，也就是说，只要每个人肯专心，他（她）的天赋改进力，就会被启示出来，可是我们碰到传统知识教育及工作环境的限制，把好多创意、改进力压迫住了。 今天我们只要把它启示出来，每个人改进根源生生不息。因此，当我们谈工作简化提升效率的时候，实质上是必然各位能力，以及必然各位过去成就，才有机遇、有能力做得更好。自然提升效率绝不是要我们拚死拚活的，做得很辛苦，因为这样违罪犯性。我在工商时报写专栏〔人性化管理〕，我们希望管理能吻合人性，能轻松快乐地完成任务，即即是向高难度、高目标挑战，我们也能沉着有序、轻松快乐地去完成，这才是今天演讲的目的。 【达到高效率的诀要】 我们来看一个在美国发生的例子，美国有一个农庄，经过统计报告发现其农作物的产出值达平均上限的二倍，这是令人难以置信的，因一般高出上限就很难，他不仅高出上限而且竟然高出 二倍。 有一位效率专家想去研究高效率原因，他千里迢迢抵达这个农庄，看到一户农家，就推门而入，发现有一位农妇，正在工作，她怎么工作呢？二只手打毛线，眼前放着一个架子，架子上用夹子夹着一本书，她两眼看书，一只脚正推动着摇篮，摇篮里睡着一位刚出生不久的婴儿，别的一只脚推动一个链条带动的搅拌器，嘴里哼着催眠曲，炉子上烧着有汽笛的水壶，耳朵注意听水有没有烧开。 各位看看她怎么工作，两手打毛线，两眼看书，耳朵注意烧水，嘴哼催眠曲，