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{仓库规范管理}中国石油
仓库保管工讲义二仓储管
理知识
第二章仓储管理知识
第一节物资保管基础资料
物资保管基础资料是指从物资的接运、验收、保管保养,一直到
出库的整个仓储作业过程中所建立的各种原始记录、单据、凭证、账
册等。
一、物资保管基础资料的内容、作用及要求
(一)物资保管基础资料的内容
(l)物资出入库凭证。主要有物资入库验收单、调拨单、退料单
等。
(2)用于收、管、发中的问题处理凭证。主要有库存物资规格调
整单、事故报告单、库存物资盈亏申请表、物资储(运)‘损耗单等。
(3)用于信息传递单据。主要有物资查询单、不能验收报告单等。
(4)反映库存情况资料。主要有物资明细账、物资盘点清册等。
(二)物资保管基础资料的作用
物资保管基础资料是物资保管部门在物资仓储过程中各项活动
情况的综合记载,是物资统计、财务核算、综合分析、信息处理的依
据,是一项最基本的基础工作。因此,加强对物资保管基础资料的管
理,对于进一步提高物资管理水平,有秩序地进行仓储管理活动,减
少物资损失,避免收发差错,不断提高经济效益起着重要的促进作用。
(三)物资保管基础资料的管理要求
物资保管基础资料是物资仓储活动中不可缺少的基本资料,加强
对其资料的管理,是仓储管理工作的内容之一。
物资保管基础资料的管理一般有以下几点要求:
(l)各种资料应按月装订成册。当年的资料可在本库(组)保管,
跨年资料应移送档案室统一管理,以便随时查阅。
(2)各种入档资料应按其资料的性质,分别建立档案号,如物资
明细账、收发料单等。
(3)入档的资料应按时间顺序进行管理。
(4)建立健全档案管理制度,手续完备,入档有记录,借阅有登
记。
(5)各种资料的保存期限一般为 10~15 年,超过期限的资料可
统一进行销毁。
二、物资保管资料的填制
(一)物资到货记录
到货记录是保管方对到货情况进行综合记载的原始记录,是物资
验收入库的凭证之一。由接货入依据到货物资本体及包装情况,按照
到货记录规定的格式进行填写,并由接收入签字认可。
(二)磅(尺)码单
磅(尺)码单是物资验收入库过程中,对物资采取检尺、换算等
方式计量得出的数据的真实记载,是物资验收的基础资料。
(三)验收记录
验收记录是物资验收入库时,对物资数量验收、质量检验等验收
活动的综合记载。验收记录可作为索赔依据和入库凭证。
(四)验收单
验收单是入库记账的凭证,也是财务部门冲减在途资金及报销的
依据。验收单由保管员填写,按照验收单的格式内容将物资名称、规
格、计量单位、计划单价、验收数量以及验收制单日期填写齐全,并
由相关保管入员签字或盖章。验收单记入明细账的收入栏,结存栏增
加。物资验收单有两种形式:一种是由计划员根据供货单位寄达的承
付托收及质量证明书等有关资料填写入库通知单,随有关资料交给仓
库保管员,由保管员将实物验收情况填入入库验收单;另一种是当物
资及有关资料已到库,且具备验收条件,经保管员对实物验收填写后,
即意味着该批物资已经验收合格,可以正式入库保管,同时也标明采
购、接运、验收工作的结束,保管工作的开始。
(五)物资明细账
物资明细账是反映库存动态情况,详细记载物资收、发、存的明
细台账,是统计报表和对账的基础。
1 .物资明细账的建立
建立物资明细账应符合以下要求:
(1)认真填写名称、规格型号、计量单位、单价以及物资代码等
内容。
(2)将前三年的收发数量填在账面上的动态表中。
(3)上年结转时间为1 月 1 日,结转数量金额准确,并加盖上年
结转章和稽核章。
(4)账页应按物资大类的顺序排列装订,账前应有目录和本账的
收发存汇总表,每大类的第一本账前应设有大类收、发、存总汇总表,
每本账封皮应标明大类号及账本号。
2 .记账
记账应坚持日清月结制度。正常记账应用蓝或黑墨水笔填写,要
求账面整洁,字迹清楚端正。记账要以正式凭证为依据。
记错账时,正确的改正方式是在记错的数字及写错的文乳用红笔
划
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