万瑞达财务制度（修改待确认稿）.docx

苏州万瑞达电气有限公司 财务制度流程 资金审批制度 物资采购款项支出 1、申请人提出的采购申请中， 属于常规采购的且属于非公司账户转账的，由采购人员自行支付。 2、属于特殊采购（含特殊用量和非常规材料采购）且金额较大的，采购事前获取总经理同意通知会计提单后付款；金额不大的，采购可自行申请提单付款。 （二）费用类报销支出 （1）差旅费报销流程 报销时限：出差人员返回后应及时报销，原则上报销金额在1000元以上的应于返回后3个工作日内获得总经理审批报销，在1000元以下的5个工作日内报备会计和出纳报销。如出差人员连续外出无法在规定时限内报销的可累次累计报销但累计时间不得超过十日，超过十日的可委托他人进行报销。 报销方式和金额：填制费用报销单并拍照上传至钉钉系统（费用报销单要求逐项分类填写金额，例：公务车费-元、住宿-元、餐费-元、其他杂费等）。报销金额涵盖本次外出的全部经费支出，属于办公室代付的车票费用等应在备注栏内备注办公室代买字样并将金额填写在预借款一栏，实际支付的报销款中扣除代付款。钉钉系统中要注明没有发票的支出项及金额。 打款时间：原则上不跨越，当月费用当月清，如需跨月打款的应告会计便于挂账处理。 （2）日常费用报销 属于一般性支出（较小金额的快递费可月累计报销），填制报销单上传钉钉报备会计和出纳。特殊人员的特殊物品需报备总经理，如电脑及配件等。 会计资料传输 1、（1）采购月末发送会计当月采购明细登记表入账，需要的财务信息由有：供应商、材料名称、规格型号、数量、单价、是否现金支付（即个人卡支付），未支付的应单独注明用于挂账处理。 （2）生产部门根据最终发给客户的产成品按照生产机型系列将所消耗的所有材料数量（包括机箱内部主要耗材和包装机箱、包装箱、说明书、标签等全部耗材）、产出量、在产量、总工时等作出细致登记并在终端产品完工后或月末将登记表发会计进行成本分配核算。 （3）销售产成品由业务部开具送货单及根据客户需要开具增值税发票并由业务助理编制电子档，包含购销合同编号、日期、客户名称、商品信息、付款条款、回款明细、发票开具信息等定期报送总经理并，月末发送会计入账。 2、增值税专用发票的开具管理： 原则上每周固定工作日9:00—16：00业务助理汇总整理需要开票的信息清单电子档发送会计审核开票。加急发票的开具需要业务经理通知。现行方案业务部随时要求财务开具。 发票开具后，财务人员保留第一联作为记账凭证，将第二联和第三联次加盖公司发票专用章及填制发票签收单一并交由业务助理，并根据第一联登记发票开具统计表备查。 业务助理确认客户已收到发票，应及时收回发票签收单或要求对方收到发票签收单后盖章回传，将发票签收单交由财务保管。 其他说明：（1）会计人员应敦促业务助理及业务人员及时跟进货款回笼并将最新信息以电子档形式报总经理及财务会计。 （2）客户超过3个月未结算款项和未结清款项的，应向对方发出对账单并加盖公章。采购、业务和会计定期对账确保付款、收款和账务三方一致。会计人员应及时掌握资金账户动态，确保公司资金有效运转和调度。 （3）非特殊情况（加急确认可随时查款）下，业务部应于每个工作周固定几个工作日上午9:00之前查询前期回款，下周一查询上周一周回款。避免回款统计重复、遗漏。现行方案：业务部要求财务随时查款，重复查款。 物资管理 相关保管部门定期进行物资盘点并自查账实不一致的原因并说明情况，将物资盘点表报送会计进行调账。 半成品和产成品库要求每日应盘点做到账实一致；公司物资（包括低值易耗品、固定资产等财产）每年至少两次彻底清盘（每年的6月底和12月底）。 公司暂时执行以上财务制度，后期根据公司发展需要进行补充调整，本制度一经总经理签字生效之日起执行。 补充调整和修正的财务制度效力同样适用本条款。 总经理意见： 苏州万瑞达电气有限公司 财务部 2016年 7 月