秘书办公室注意事项.ppt

第一页，共二十三页，2022年，8月28日 办公室秘书注意事项——主要工作 1． 完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报 2． 完成日常的正常管辖范围内的工作 3． 接听电话做留言记录、讯息处理 4． 工作资料的保存、分类、归档、保管  第二页，共二十三页，2022年，8月28日 办公室秘书注意事项——辅助工作 1． 顾客服务，解答顾客咨询直到问题解决。  2． 节假日协助销售服务。 3． 协助库存盘点工作。  4． 与内外联络部门维持友好联系 。 第三页，共二十三页，2022年，8月28日 办公室秘书注意事项——工作职责 工作职责： 1． 打字处理工作 2． 信息的上传下达 3． 文件归档、保管 4． 工作记录 5． 来访客人通报及接待 6． 本工作区域清洁  第四页，共二十三页，2022年，8月28日 秘书办公室注意事项--秘书素质 一、基本素质 1、 身体素质 2、 心理素质3、 思想素质 二、业务素质 1、 理论知识 2、 实践经验3、 办事能力 三、文化素质 1 、专业知识 2、 社科知识3、 常用知识 第五页，共二十三页，2022年，8月28日 秘书办公室注意事项——秘书素质--基本素质 1、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。 2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。 3、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 第六页，共二十三页，2022年，8月28日 秘书办公室注意事项——秘书素质--业务素质 1、 理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。 2、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。 3、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。 第七页，共二十三页，2022年，8月28日 秘书办公室注意事项——秘书素质--文化素质 1、专业知识：学好秘书学专业知识应是起码的要求，具备很强的秘书文化素质。 2、社科知识：秘书作为一个社会性工作，需要掌握文史哲、心理学、法学、政治学经济学、等社科知识。 3、常用知识：作为秘书还应该具备一些日常生活中常用的知识。 第八页，共二十三页，2022年，8月28日 办公室秘书注意事项——工作职责 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。　　　　 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 第九页，共二十三页，2022年，8月28日 办公室文员的注意事项——工作职责 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水账登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 .社会保险的投保、申领。 14 .统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 .管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作。 第十页，共二十三页，2022年，8月28日 办公室注意事项——公务礼仪 一、当面接待礼仪 二、电话接待礼仪 三、引见时的礼仪 四、递物接物礼仪 第十一页，共二十三页，2022年，8月28日 办公室注意事项——公务礼仪——当面接待礼仪 上级来访，接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记；领导了解情况，要如实回答；如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。领导告辞时，要起身相送，互道“再见”。 下级来访，接待要亲切热情。除遵照一殷来客礼节接待外，对反映的问题要认真听取，一时解答不了的要客气地回复。来访结束后，要起身相送。 第十二页，共二十三页，2022年，8月28