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MemoWritingShortReportJessica2020/12/091
Whatisamemo?Theterm“memo”(shortformemorandum)isusedtodescribethestandardformatofinternalcommunication,whichanorganizationusesforitsownstaff.2020/12/092
memorandumaLatinwordwhichmeans“thingtoberemembered.”Hereitreferstoawrittenrecordorcommunication,asinabusinessoffice.备忘录2020/12/093
FunctionsofamemoAmemomaycommunicateinformation,explainnewprocedures,announcechanges,makerequests,confirmresults,orofferadvice.(Memosarerarelysenttootherorganizations.)2020/12/094
ThememoFormatHeadingBody2020/12/095
Heading(page1)Tosavetimeandeffort—inwriting,typing,andreading—mostmemosarewrittenonpreprintedforms.Theseformsvaryfromcompanytocompany,butmostincludespacesforthereceiver’sname,thesender’sname,thedate,andthesubject.Thepreprintedwords”to,from,date,andsubject”indicatetheretheappropriateinformationistobefilledin.2020/12/096
Heading(page2)To—identifythereceiverofthememo;From—identifythesenderofthememo;Date—servesasarecordofwheninformationisforwarded,requestsaremade,etc.;Subject—indicatethetopicofthememo.2020/12/097
SampleheadingTo:AllStaffFrom:AllenSmith,AdministrativeOfficerDate:November28,2005Subject:OperatingInstructionsforNewCopyingMachines2020/12/098
BodyThebodyofthememocarriesaclearlystructuredmessage,whichisoftenwritteninshortnumberedparagraphs.Thebody,includingthesubjectsentence,shouldbeblockedtotheleftmargin.ThebodyshouldbewritteninplainEnglishtopresentreaderswithanobjectiveandfactualdescriptionofthetopic.2020/12/099
FormatBody——msg.OpeningsegmentDiscussingsegmentClosingsegment2020/12/0910
FormatBody:Openingsegment:直接写出重点,并用一两句子把主要信息写出来。Differentmemoformatshavebeencausingconfusionbetweenofficesandpartners.StartingonMonday,December13th,allmemosshouldbewrittenusingthefollowing
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