《秘书理论与实务》项目办会拓展商务活动组织PPT课件.ppt

相关知识二：会见会谈的工作程序10、签字仪式安排（后面有详述）11、整理文件资料并归档一般会谈结束后，均要形成一个会谈纪要（或意向书、备忘录等），交双方会谈代表签名盖章才能生效。会谈纪要应简明扼要地将会谈商讨后达成一致意见的内容整理成有关的几个条目，供双方共同遵循。会谈纪要是会谈结果的一种书面形式。给定任务的实施任务：

天地公司是一家大型中外合资企业，主要经营电子软件，春天集团伍总经理为了寻求公司更大发展，需与天地公司张伟总经理就某项软件开发的合作问题进行会见、会谈，如达成一致，还将进行签约。

此次会见会谈及签约工作主要由秘书高山组织安排。

请您扮演高山，安排和准备会见、会谈及签约工作。任务的实施

步骤——

一、会见

二、会谈

三、签约一、安排会见（5-1）1、确定议题和明确目标目标：互通情况，消除分歧，达成共识，确定合作的原则。为此，秘书高山应为经理张伟出谋献策，确立目标为沟通。有了良好的沟通才有继续会谈的可能。一、安排会见（5-2）2、收集信息和分析双方材料高山应该收集对方在软件开发合作方面有何意向、是否曾与其他公司合作开发过软件、有何条件等信息，以备我方参考。还要考查对方开发软件的实际能力，了解分析对方的人员组成、谈判底线，寻找其是否有何弱点可供我方利用。调查此项软件开发的相关信息，分析其与我方合作的可能性。一、安排会见（5-3）3、确定参加人员由于对方参加人员为公司经理伍总，由此确定我方参加人员为公司经理张伟，并配备相应陪见人员及秘书人员。4、双方协商时间地点高山应与对方秘书协商好时间地点。考虑到此次会见是对方要求与我方合作，故会见地点可选择在我方公司的会客室。5、布置座位安排我方公司总经理张伟坐在伍总的右边，高山自己坐在张伟后面，其他人员依次坐在张伟右边。一、安排会见（5-4）6、迎送及合影会见时，公司经理张伟应提前到达，在公司门口迎候，高山陪同，或者高山在门口迎候，张伟在会客室等候。会见结束后，高山应陪同张伟将伍总送至门口或车前，握手道别，目送客人离去。客人离去前可安排合影，此次会见人数不多，不用安排合影架。合影时就坐或站立次序：张伟居中，伍总在张伟右边，其余人员按身份高低先右后左排列，主宾方交叉排列，两端为我方人员。一、安排会见（5-5）7、翻译、记录及服务会见时的不需翻译，只需记录，高山应坐在张伟身后记录。会见时应准备好招待的饮料，我国一般用茶水招待，可适当备一些水果。会客室可用鲜花布置装饰。8、记者采访管理此次会见张伟表示不接受采访，因此应安排专人对外来采访人员礼貌挡驾。9、整理文件并归档会见记录由高山整理归档。二、安排会谈（4-1）与会见程序大体相似，但是细节上应注意——1、把握议题、目标与会见的不同会谈的议题与目标为商讨合作开发软件的具体事项，力求促成合作。2、要更加重视收集信息和分析双方材料着重了解对方开发软件的能力，及被开发软件的市场，了解对方的资金支持和技术支持能力。二、安排会谈（4-2）3、确定参加人员要把握“对等”和有技术专家参加会谈涉及到比较具体的技术问题，这时候会谈的主谈人可由张伟担任，也可由公司的技术总监担任，其级别应与对方对等；同时注意配备相应专业技术人员及秘书参加会谈。4、会谈时间地点的确定要协商好会谈的时间由秘书高山与对方秘书协商后确定，地点可选择在伍总所住宾馆的会客室。二、安排会谈（4-3）5、布置座位注重礼仪会谈的座位可布置成长方形，张伟坐在背对正门的地方，伍总坐在张伟对面。如果会谈长桌的一端向正门，则以入门的方向为准，张伟坐在左边，伍总坐在右边。其他人员则按照右高左低的规则排列，高山坐在在两端或后排。6、其余迎送及合影，翻译、记录及服务与会见同。二、安排会谈（4-4）7、会谈成果记载：会谈产生的合同、协议书、意向书、备忘录、会谈纪要、声明等文件，由秘书人员在会谈记录的基础上认真起草，并提交双方充分讨论和磋商，直至达成一致。这些文件在双方团组领导人同意并履行签字程序后方能生效。签字后的文件应该和原始记录一并整理归档。三、安排签约（6-1）4大重点：一是待签字文本的准备；二是主签人、助签人、参加人的确定；三是签约仪式场所的布置；四是签字仪式的组织实施。1、待签字文本的准备双方所签文本通过谈判形成，经双方领导审阅修改后定稿。如果是涉外谈判，需准备中文和外文两种文本。文本必须经过严格的校对，然后印刷、装订、盖印。文本分正本和副本，正本用于签字后双方保存，制作两本；副本的数量则根据实际需要确定。三、安排签约（6-2）2、主签人、助签人、参加人的确定主签人可以是双方参加谈判的主谈人，也可以是更高级别的领导人