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1.5协议书及公关资料
1.5.1会议协议书
会议协议书
经协商,交流中心(以下简称甲方)与_________________(一下简称乙方)就____________________会议,大型宴会接待事宜达成如下协议:
一、有关规定:
1.乙方应于会议前____天确定与会人数、场地布置要求,宴会标准及用房数量等事宜。
2.乙方如在会议前____小时内取消或变更(人数、时间、地点),甲方将手场租费___%;宴会在___小时内取消或变更(人数、标准、地点、时间),乙方将承担全部责任,用房在___天内取消,甲方将收取一天的房费。
3.除在指定的地点可以挂横幅外,乙方不得在中心内其他地方张贴任何宣传材料,并不得在非指定地点擅自设立迎宾员。
4.甲方应与会议、宴会前一小时布置好会场。
二、会议计划:
1.乙方应将会议的有关要求准确及时地通知甲方。具体内容如下:
(1)会议名称:
(2)举办时间:从至
(3)与会人数______人,其中外宾____人,内宾____人。
(4)联系人姓名及电话号码:
(5)会议场租如下:
价格
__________会议室____________
__________会议室____________
__________会议室____________
会议收费标准以每4小时为一场,不足四小时同样按一场时间收取租金。
(6)甲方向乙方提供租用设备如下:
白板/笔____块/只__________
投影仪(包括屏幕)____架__________
立式话筒____只__________
无线话筒____只__________
台式话筒____只__________
幻灯机____台__________
横幅____条__________
其他___________________
(7)会场按_______型布置,布置主席台要求:
_______________________________________________________
_______________________________________________________
设签到台若干张。
(8)宴会用餐
1.5.2团队协议书
团队协议书
国际学术交流中心(甲方)与___________________(乙方)就_____年____月____日至_____年____月____日期间的团队订房业务达成协议如下:
一、用房标准:
1.房价:
标准间
单人间
三人间
套件
旺季
平季
淡季
2.加床,________元/床,陪同________元/床。
3.团队指6人以上(含6人)。
4.团队中由于性别产生的自然单间按团队房价的50%计算房费。
5.团队超过16人(含16人,甲方免费提供一张床,以此类推,但每团至多提供4张免费床)。
二、用餐标准:
早餐:
午餐:
晚餐:
三、预订取消:
1.乙方在团队到达交流中心15天前,向甲方提供团队客人名单、团名、用房数、团队抵离交流中心日期等情况。
2.乙方若有团队取消,7天前通知甲方,甲方不收费;若7天内(含7天),
甲方收费如下:
5天前取消,收一天总房费的20%
2天前取消,手一天总房费的50%
当天内取消,收一天总房费的100%
3.取消预订客房日期以乙方发出的电函日期为准。
4.对于自然灾害或其他不可抗拒的因素所造成的损失,双方各承担一半的损失费。
5.如甲方不能提供已确认的住房,须负责为乙方联系同级交流中心。
6.乙方若取消订餐,或有变更。须在12小时前通知甲方,否则,甲方将按原预定的人数和标准收取100%
四、付款方式:
1.乙方应在预订房间确认时付给甲方总费用的50%,作为预定金(保证金)。
2.团队发生费用,每月结账一次。甲方在每个团队离中心后5天内,将账单寄出,乙方在接到账单后,如有疑问,3天内通知甲方。乙方在收到账单后,在当月内付清所有费用。
3.汇率按中国人民银行当日公布的浮动汇率比价计算。
五、协议效力:
本协议一式两份,双方各执一份。未尽事宜,双方友好协商解决,本合同有效期____年____月____日至____年____月____日止。
甲方: 乙方:
代表: 代表:
日期: 日期
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