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《行政管理制度》

起草部门

批准(签字)

批准时间

执行日期

编号

企管中心

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目录

一、会议管理

二、车辆管理

三、档案管理

四、文件管理

五、实物资产管理

六、办公用品管理

七、印鉴管理

八、证照管理

九、办公环境管理

十、办公电话管理

一、会议管理

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(一)、会议种类：

1、运营协调例会

会议时间：每周六

参会人员：总经理、各中心经理、总经理秘书；

2、专项工作会议：包括董事长、总经理、各部门召集的涉及多部门的专项会议如：“战

略规划会”、“年、月度经营计划会”、“临时办公会”等。

二)、会议组织

1、运营协调例会由企管中心组织。

2、专项工作会由会议召集部门拟制《会议通知单》,提前一天报企管中心安排通知。

3、企管中心负责会议《会议签到》、记录、起草纪要、纪要执行情况的跟踪和执行结果

的上报。

三)会议纪律

1、参会人员迟到、早退扣罚100元/人次；无故缺席视为旷工，依人力资源管理制度处

理。

2、会议期间，与会人员必须关闭手机或将手机调到振动状态。

附表1:《会议通知单》

二、车辆管理

(一)车辆管理范围

1、集团董事长、总经理专用车辆的日常管理。

2、集团其他车辆管理(两辆捷达)。

(二)车辆证照、维护、保养管理

1、非车辆必带的证照，统一由企管中心保管。

2、董事长、总经理专用车辆，由秘书或司机负责办理年检手续、保养、维修、清洁及

相关费用的报销等工作。

3、加油卡由行政部行政专员负责冲值及保管，并做好加油卡领用及车辆行驶里程记录。

4、车辆必须到指定的4S店保养、维修。

(三)车辆借用

1、公司各部门借用车辆，由部门填《行政事务申请单》经企管中心审核交总经理审批

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后使用(或确定使用范围);

2、长期借出车辆，由借车人办理年检、保养、维修、检验、清洁及相关费用的报销等

工作。

3、借车人员要按交通法等相关法律规定使用，否则造成经济损失由借车人承担。

附表4:《行政事务申请单》

三、档案管理

(一)管理范围

1、文件档案：在用的或不在用但需要保留备查的公司文件(红头)、会议纪要(运

营会纪要)。

2、要件档案：公司证照、固定资产、设备证照、技术资料、保修卡、法律文书等。

3、合同档案：在用的和备查的销售、采购、服务等合同。

4、人事档案：员工基本情况表、劳动合同及附件、考核情况表、培训档案、社保

资料等。

5、财务档案：包括账簿、凭证、报表、相关财务留存的批件等。

6、特殊介质档案：包括记录公司经营管理活动的音像资料以及奖杯、奖状、纪念

品等实物类档案。

7、其他档案：由使用人提出需要归档管理的重要文件、材料等。

(二)归档管理

1、文件档案由企管中心管理专员在定稿后一周内交行政专员归档。

2、要件归档，由行政专员在办理相关手续后归档，需随资产、设备同行的要件，

需到行政专员处登记备案后使用。

3、合同档案归档，由行政专员在合同签订一周内收回合同原件，以传真件为原件

的，合同中必须注明“传真件有效”字样，否则视为无效原件。

4、人事档案归档，由人事专员在正式手续办完(或发放完)后一周内归档。

5、财务账簿、凭证、报表及财务的相关文件，按季度送档案室归档。

6、特殊介质档案，应由责任部门在形成后1个月内移交档案室归档，档案管理人

员应随时收集具有保存价值的声像资料及其它实物类档案。

7、其他档案由使用人在档案原件注明“需要归档备查”字样，送档案室登记归档。

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8、行政专员负责对上述档案归档按时跟踪、收集、催要，审计部负责按月审计归

档情况，未按上述要求归档，每项扣罚50元。

(三)档案保管

1、行政专员负责档案室及档案的管理，各类档案必须分类分柜保管，其中：人事档案、财务档案设专柜保管，专柜钥匙由人事部和财务指定专人保管，行政专员负责其

他箱柜钥匙及档案室门钥匙的保管。

2、无论专用箱柜还是普通箱柜中的各类档案，在归档时必须填写《档案移交收进

登记表》,由归档人与行政专员签字