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中学基本建设类档案管理办法

附属中学基本建设类档案管理办法

为了提升z师范大学附属中学基本建设类档案〔以下简称基建档案〕工作的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校建设工作中的作用，依据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法律、法规、规章，结合学校的实际，制定本管理方法。

一、基建档案归档和不归档范围

凡在基本建设管理和工程项目建设过程中直接形成的，有储存价值的文字、图表等文件材料，均属基建档案。

〔一〕归档范围

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参照价值和凭证作用。

2.归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，坚持其有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

3.归档的主要内容和重点：项目工程可行性研究、制定基础材料、制定文件、工程管理文件、施工文件、完工验收文件和全套图纸、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见附表。

〔二〕不归档的范围

1.上级关于基建工作普发、不办的文件材料。

2.正式施工前的草图、未定型图纸。

3.重份文件和重份图纸。

4.无查考价值的临时性、事务性文件。

二、基建档案工作岗位责任制

〔一〕基建管理部门领导使命

1.制定和健全基建档案工作管理制度，并将其纳进日常管理工作之中，监督有关部门执行。

2.强化同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，确保归档档案的质量。

3.负责组织基建项目形成的应归档的文件材料的整理归档工作。

4.指导基建档案的鉴定工作。

5.指导本部门兼职档案人员的工作，关怀其工作条件的改善和工作质量的提升。

〔二〕基建管理部门兼职档案人员使命

1.负责基建文件材料的形成、积存、保管和整理归档工作，确保文件材料的完整、准确、系统。

2.接受档案室的业务指导和监督检查，按规按时间向档案室移交基建档案。

三、基建文件材料的归档流程

〔一〕形成与积存

1.基建部门接到基建项目后，于项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积存、整理、检察工作；项目完工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

2.所收集的工程资料必须真实有效，各种签字、盖章手续齐全，字迹工整，图象清楚符合标准。

〔二〕整理方法

1.装订

归档文件材料按件装订，统一在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后；图纸可以一组有机联系的图纸为一件或单张为一件，蓝图大于档案盒的，以手风琴式折叠成A4纸型的规格；成册材料为自然件，使用不锈钢钉或线装订。对破损的文件材料应进行修补。

2.分类

分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限

〔1〕分年度

综合管理的文件材料归入其形成年度；项目的全套文件材料归入其完工年度。

〔2〕分二级类目〔分问题〕

在每个年度下按问题分类，一级类目是基建档案实体分类的最高层位，标识为JJ。基建档案划分至二级类目，即分为综合管理和按单项工程设置类目，其分类标识规定如下：

二级类目名称标识

综合管理JJ11

单项工程JJ12

单项工程从JJ12开始编制二级类目，1个单项工程为1个二级类目。在归档年度内第1个单项工程设置为JJ12、第2个单项工程设置为JJ13、第3个单项工程设置为JJ14，以此类推，但10、20......等带0的数字不用。

〔3〕分保管期限

基建文件材料在二级类目内划分保管期限，分为永久、长期、短期三种。永久标识为Y，长期标识为C，短期标识为D，具体保管期限见附表。

3.排列

归档文件材料在二级类目下同一保管期限内排列。项目中的报建图、用地通知书、建设规划许可证等管理性文件排列在项目材料的前面；图纸按图的类别序号排列〔即：地质图、初步制定图、建筑施工完工图、结构施工完工图、水工完工图、电工完工图、气管完工图、更改图〕。

4.编号

归档文件材料按排列顺序逐件编号。

5.编制归档文件目录

归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下：

归档文件目录

2011-JJ11-C

件号责任者文号题名日期页数备注

上述表中各项填写要求如下：

件号：填写档案室编件号；

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关