《档案系统实施细则》培训.ppt

* * 集团办公室 《档案系统实施细则》 保密与用户管理 档案的数字化加工 档案系统业务设置 3 3 管理范围与职责 3 4 3 2 1 第一章 管理范围与职责 档案系统推广考核管理办法（项目系统） 随着集团商业地产项目的快速发展，集团持有及非持有型物业激增。为了扎实做好项目系统的档案管理工作，集团办公室与项目管理中心共同出台了《项目系统档案管理规范汇编》，同时万达集团“档案管理系统”正式上线。《项目系统档案管理规范汇编》及“档案管理系统”对六证一书、经济合同、重要证照、项目公司档案、工程档案及移交等作出了相应的规定。为此，集团办公室专门针对档案管理进行了现场培训，并对“档案管理系统”提出了推广考核管理办法，现将考核要点通报如下： 1、参加现场培训人员考试合格（成绩见附件）； 2、参加现场培训人员返岗后2周内组织本公司人员培训（培训课件及试卷见压缩文件）； 3、档案管理系统中六证一书及时备案、工商资料及时录入并保证完整、合同档案录入准确、今年即将开业项目竣工资料案卷、卷内目录录入完整准确； 4、其它重要资料(与政府往来文件、公司领导重要批示文件、成交确认书)等录入准确。 第一章 管理范围与职责 档案系统推广考核管理办法（项目系统） 考核节点： 1、6月14日前上报员工培训考试成绩表及培训签到表扫描件； 2、6月29日上报《项目公司档案统计表》 3、8月31日，集团档案室会依据上述考核要点对数据入库情况进行第二次检查。 请各公司切实做好基础管理工作并引起高度重视，本次考核结果将作为2012年度档案先进集体及个人评选的重要依据，对考核不合格的公司将给予通报批评并按制度规定扣减年度奖金。 1、集团、地产总部、各系统、各项目公司 2、各部室（人事、财务、审计档案除外） 3、电子文件、纸质档案（如红头文件等） 适用范围 第一章 管理范围与职责 1、由各部门兼职档案员上传数据，由专职档案员负责 向集团档案室上报数据， a、六证一书及时备案 b、工商资料备案 c、合同及时接收并录入系统 d、竣工资料录入 e、其他重要资料（成本控制档案、项目管理档案、 营销档案、法务档案、设备（固定资产）档案、实物档案、 特种载体档案、专题档案） 专兼职档案员职责 第一章 管理范围与职责 档案移交要求 文件类型 上传时间 档案系统 实体移交 合同 5个工作日 条目 项目公司档案专员 六证一书 2个工作日 条目、彩色扫描件 项目公司档案专员 竣工备案证、工商资料、其他重要资料等 5个工作日 条目、原文 项目公司档案专员 六证一书 取得产权证后5个工作日 跨全宗移交 集团档案室 竣工资料 取得竣工备案证后一个月 条目，跨全宗移交 集团档案室 保密与用户管理 档案的数字化加工 档案系统业务设置 3 3 管理范围与职责 3 4 2 3 1 保密规定 档案系统中所有信息均为企业内部信息(含密级为公开的信息),未经许可，不得以任何形式留存、复制、再现或传递给他人。 任何归入档案系统的档案均应明确所属密级。 机密档案数据的中转保存应使用专用移动存储设备。机密档案仅对有权限用户提供在线查看功能，不提供原文及附件下载功能。 员工离职前，应根据公司要求，移交或清除所有私人电子设备中留存的档案系统数据；离职后仍须对所掌握的信息承担保密义务。 保密规定 专兼职档案人员用户角色的新增、变更或撤销应向上级公司档案主管部门备案。 项目公司 商管公司 项目中心计划部 区域商管行政部 集团档案室 商管总部行政部 角色与数据权限表 本部门 条目 原文 公开 秘密 机密 公开 秘密 机密 总经理 O O O O O O 分管副总经理 O O O O O X 部门经理 O O O O O X 专职档案员 O O O O O X 兼职档案员 O O X O O X 普通用户 O O X O X X 角色与数据权限表 跨部门 条目 原文 公开 秘密 机密 公开 秘密 机密 总经理 O O O O O O 分管副总经理 O O X O X X 部门经理 O O X O X X 专职档案员 O O O O O X 兼职档案员 O O X O X X 普通用户 O O X O X X 角色与数据权限表 跨公司 条目 原文 公开 秘密 机密 公开 秘密 机密 总经理 O X X O X X 分管副总经理 O X X O X X 部门经理 O X X O X X 专职档案员 O O X O X X 兼职档案员 O X X O X X 普通用户 O X X O X X 保密与用户管理 档案的数字化加工 档案系统业务设置 3 3