采购管理制度及报销细则.doc

采购管理制度及报销细则 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 1、请购部门： 工程项目部，办公室及其他有关部门2、范围： 1）与工程施工有关的对外采购的材料、辅料、机械设备及设备配件等。 2）对外采购使用的办公用品、工具3、权责： 1）需求部门：负责材料、设备及配件、工具、办公用品等申请及验收。 2）采购：负责采购作业执行及物料采购费用的报销。 3）库房：负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。 4）财务部：负责费用报销、原始凭证的审核和付款。5）项目总负责人：负责制定物料采购计划及大宗物料采购供应商联系。 6）总经理：负责对物料采购计划、大宗采购供应商及费用报销批准。 、采购流程： 办公用品、工具采购：由需求部门将采购计划报办公室主任或总经理知晓后，指定专人采购。 工程采购计划：项目总负责人参酌工程进度和库存情况，提前1～2周指定采购计划，并注明材料的品名、规格、数量、工程技术要求、需求日期及注意事项。 采购人员根据项目总负责人下达的采购物料计划，并根据工程进度和需要，与施工单位、工程部经理、项目总负责人协商确定实际采购数量，并将采购单报总经理知晓。 、询价比价议价： （1）询价前必须审阅采购单的品名、规格、数量，了解材料及设备的工程技术要求，遇到问题应及时的与项目总负责人沟通； （2）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购； （3）寻找3家以上供应商进行询价，对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认； （4）在满足需求、保证质量的前提下，选择合适的供应商，进行谈判议价，最终确定成交价格。 、采购价审批： （1）零星采购：采购员将市场成交价格报项目总负责人或总经理知晓，经批准后执行。 （2）大宗采购：采购员或项目总负责人将商定合同价报总经理知晓，经批准后执行。 、采购执行：由采购员制定采购合同，总经理或委托代理人在合同上签字确认。合同制定完毕后，采购人员应及时追踪合同执行情况，督促供应商及时发货，确保货物能够按时到达。 、交货验收：货物到达仓库后，由采购员向检验人员请验。 、使用追踪：货物在使用过程中，工程技术人员进一步追踪，确认使用中的异常现象。 三、仓库管理： 1、材料入库： （1）质量检验：公司所有工程材料设备，须查验质量检验报告、合格证、工程技术要求； （2）对单验收：采购物资抵库后，库管员要按照已核准的“采购单”和“送货单”，仔细核对物资的品名、规格、型号、数量及外包装是否完好无损； （3）入库手续：所有材料必须在每次验收合格后由库管开具入库单，入库单由库管员、采购员、项目总负责人签字入库单一式三联，存根联由库管留存，记帐联由经手人或专人连同发票送交财务，一联由报销人留存； （4）差异及破损的处理：如发现单货不符、外包装破损或其他质量问题，要及时向上级反映，同时通知采购部门和厂家代表（如有），共同现场鉴定； （5）仓库保管帐：每日业务终了，库管员必须将当日入库单登记仓库保管帐，入库时号码必须按顺序排列，并填写入库号码单备查。 2、材料出库： （1）办理出库时要认真审核“出库单”或“材料进场检验单”，核查出库批准手续是否齐全；手续齐全后再办理出库； （2）出库单手续包括库管员、工程部经理、项目总负责人或总经理签字，收料单位（施工方）签字； （3）材料进场检验单手续包括业主、施工单位、监理单位三方签字盖章；（4）由项目总负责人或总经理批准的出库单，可根据工程实际情况补办出库手续。 3、仓库管理： （1）当日发生的入库单、出库单，库管员需当日登记库存台帐。经常进行盘点，做到日清月结； （2）每月须对库存物资进行实物盘点一次，并填报库存盘点表。发现盈余、短少、残损或变质，须查明原因，分清责任，写出书面报告，提出处理建议，呈报上级和有关部门，未经批准不得擅自调账； （3）积极配合财务部做好全面盘点和抽点工作，定期与财务部门对帐。四、采购费支付及报销： 1、零星采购： （1）以市场确定价，现金支付。 （2）报销凭证：报销单、入库单转交财务部办理报销。 2、大宗采购： （1）根据订购合同规定支付相应货款； （2）报销凭证：对外付款单、发票张贴单、入库单、订购合同转交财务部； 3、签字流程：采购员 部门经理项目总负责人 财务总经理。 1 页 共 3 页