新编秘书理论与实务 教学课件 楼淑君主编 项目四 办公室日常事务管理.pdf

项目四 办公室日常事务管理 项目四 办公室日常事务管理 任务一 印信事务管理 任务二 电话事务管理 任务三 邮件事务管理 任务四 零用现金管理与报销手续办理 任务五 值班事务管理 任务六 收发文处理 任务七 上司商务旅行安排 任务八 个人来访接待 课后训练 项目四 办公室日常事务管理 学习目标 1.能够掌握印章、介绍信的种类、作用及管理的注意事项。 2.能够做好接听电话并处理特殊情形的工作。 3.能够寄收邮件并处理特殊情形。 4. 能够管理零用现金与做好报销工作。 5.能够制定值班安排、值班制度并处理特殊情形。 6.能够做好收发文处理的工作。 任务一 印信事务管理 任务情境             一天，天姿化妆品公司的总经理秘书小贺正在准备公司下周的新 产品介绍会，正忙得不可开交时，启宏公司的业务员小诺拿着一张业 务合同找小贺盖章。 思考：这时的小贺该怎么做？ 任务一 印信事务管理 任务分析 一、印信的类型 1.印章的类型 (1)公章。公章是一个机关、单位或社会组织的正式印章，是其具有合 法性的标志，是行使其职权的凭信。 ，如 (2)专用章。专用章是为某种专门业务刻制的印章 “财务专用章” 、 “合同专用章”等，它不代表机关、单位，只反映某项专门业务内容和 一定的业务权力。 （3) 负责人印章。负责人印章也叫手章，是机关、单位主要负责人的 图章和签名章，它代表法人，象征职权，因此也具有权威性。 任务一 印信事务管理 2. 印章的规格、式样和刻制 (1)印章的规格。印章的制发是一项严肃的工作。国务院在1993年4月对 国家行政机关和企事业单位印章的规格、制发和管理重新作了统一规 定。国家行政机关和企事业单位、社会团体的印章一律为圆形。对各 级行政机关和企事业单位、社会团体印章的规格、图案、文字排列和 制发机关也有规定。列表如下： 任务一 印信事务管理 (2)印章的式样。 印章的式样由印章的形状、尺寸、印文、印文排列、印章图案及印章 质料构成。按照中共中央办公厅和国务院有关文件的规定，国家党政 机关和国营企事业单位的印章一律为圆形。不同级别、性质的单位， 其印章的大小和式样也有所不同，刻制印章时必须严格按照有关规定 办理，并有严格的审批手续。 任务一 印信事务管理 (3)印章的刻制。 印章刻制要严格按照国家规定办理。刻制印章时必须要有上级单位批 准成立该单位的正式公文，任何单位不得擅自刻制印章，违者将受到 政纪国法的查处。此外，印章的式样也要按照国务院颁发的有关印章 规定文件办理，不得自行决定；印章必须在有公安部门颁发的特种行 业营业执照的刻字单位刻制，任何单位不经批准不能自行或任意到其 他地方刻制，承制单位和刻制人一律不准留样和仿制，本单位不许自 行刻制自己单位的印章。业务印章的刻制必须持有本单位的正式公函， 刻制单位才能予以办理。 任务一 印信事务管理 .3.介绍信的类型 (1)普通介绍信 普通介绍信主要用于联系某项工作和事项，通常用单位 公用信笺纸书写。公用信笺纸印有本单位的名称、地址、联系电话等， 所以秘书人员只要把有关内容写上后盖上公章即可。普通介绍信要写 明派出人姓名、职务、联系何种事项等，这样才能起到证明作用，取 得对方单位的协助和支持。 (2)存根介绍信 存根介绍信是秘书部门掌管的主要工作介绍信，它由存 根和外用介绍信两部分组成。存根介绍信是事先印制好的，秘书人员 只需按项目把相关内容填上并加盖公章即可。 (3)专用介绍信 专用介绍信有特定的样式和内容，主要用于特定内容的 工作联系。如办理出国护照的介绍信、干部职工调动介绍信、组织关 系转移介绍信等。 任务一 印信事务管理 二、印信的管理和使用 1.印章的管理和使用 任务一 印信事务管理 任务一 印信事务管理