9第九讲 EXCEL 2010数据分析、打印与其他操作.pptx

Excel2010利用“格式化条件”分析数据 当工作表中的数据量一多，实在很难一眼辨识出数据高低或找出所需的项目，若我们想强调工作表中的某些资料，如：会计成绩达到90分以上者、销售额未达标准者…，便可利用设定格式化的条件功能，自动将数据套上特别的格式以利辨识。在设定格式化的条件功能中，具有许多种数据设定规则与视觉效果，请在开始页次中按下定格式化的条件钮：设定格式化的条件功能的各种资料规则每种规则中尚可选择更细的设定条件执行此命令 自定义条件规则的标示格式当我们按下设定格式化的条件钮，选择要执行的命令后，您可以从默认的格式项目中挑选要显示的格式。除了使用默认的项目外，您也可以选择自定义格式项目，即可开欧单元格格式交谈窗来自定义要使用的标示格式：预设的标示项目自定义标示格式 删除格式化条件在工作表中加入格式化条件后，可视实际状况取消不需要的格式化条件。首先选取含有格式化条件的单元格范围（如上例中的B3：G15），按下设定格式化的条件钮，执行『管理规则』命令，在开启的交谈窗中会列出该范围已设定的所有条件规则，可让我们进行删除：按下此钮删除选取要删除的条件完成后选择确定筛选 （一）含义：筛选即是根据用户提出的要求，在工作表中筛选出符合条件的数据。（二）操作步骤：分为两种情况，一是自动筛选，二是高级筛选。 1、自动筛选。利用表格数据字段名设置筛选条件，进行筛选显示记录，但只能针对一个字段进行筛选。 执行“数据→筛选→自动筛选”命令，工作表的列字段上出现筛选标记，用户可以在筛选标记下选择合适的条件，当没有合适的条件时可以通过”自定义““自动筛选方式”对话框来自定义条件，但只能设置两个条件。 自动筛选的取消，可以再次执行“数据→筛选→自动筛选”命令。 分类汇总 (一)含义： 分类汇总是将工作表中的某项数据进行分类并进行统计计算，如求和、求平均值、计数等 。（二）分类汇总的前提条件： 先排序后汇总。即必须先按分类字段进行排序，针对排序后数据记录进行分类汇总。（三）创建操作步骤： 第一、执行“数据→分类汇总”启动“分类汇总”对话框。 第二、选定“分类字段”名， 第三、设置分类方式。 第四、设置“选定汇总项”。 第五、选择其他汇总选项。 第六、单击“确定”，出现汇总结果。（四）使用方法。 分类汇总结果中，结果的左上角出现三个分级显示按钮，单击“一级分级显示”按钮只显示总计结果，单击“二级分级显示”按钮显示二级分类汇总结果，单击“三级分级显示”按钮显示三级分类汇总结果。（五）取消。想恢复数据原始的效果，可以在“分类汇总”命令窗口单击“全部删除”按钮。预览打印结果 在打印作业表或固表之前，最好可以先在荧幕上检查打印的结果，若发现有跨页资料不完整、圆表被截断等不理想的地方，都可以立即修正，以节省纸张及打印时间。 开启“文件->打印”，可以在右边窗口预览打印的结果。打印预览结果由此设定打印选项此份工作比会打印的总页数及目前页次 碓定要打印的资料正碓无误后，可直接按下打印钮进行打印：若发现要打印的资料超出版面，需要再做修改，请再单击文件页次标签，或切换至其他页次继续编辑。编辑时由“整页模式”预览打印效果 如果在褊辑工作表时，想预先知道工作表将会如何列印，可按下主视窗右下角的整页模式钮口。在此模式中，工作表会分割成多页文件，方便我们检视哪些内容将会印在同一张纸按此钮打印选项设定 当打印的内容很罩纯，只要预览结果后按下打印钮，就可以将工作表打印成画面文件了。若是要进一步选取打印范圉、指定打印真数，或是多印畿份的话，则可在文件／打印页次中设定后再打印。选择要使用的打印机 若安装一部以上的打印机，请先检查设定的打印机名称，是否就是你要使用的打印机，或是按下列示窗重新选择。设定打印的范围 假如工作表的资料量量大，你可以选择打印全部、只印其中需要的畿页，或是只打印选取范圉，以免浪费祗张。设定列印方向 有时候工作表的资料列数较多、行数较少，就适合横向列印：相反的，若是资料列的内容比较多，行数较少，则可改用直式打印。设定页面边界 为求报表的美观，我们通常舍在纸张四周留一些空白，这些空白的区域就陈为边界，调整边界即是控制四周空白的大小，也就是控制资料在纸上打印的范圉。工作表预设会套用标准边界，如果想让边界再宽一黠，或是设定较窄的边界，可直接套用边界的预设值。 万一觉得预设的选项太少，还可以按下文件／打印页次右下角的显示边界钮，直接在页面上显示边界，再拉曳控点就能调整边界位置了。缩小比例以符合纸张尺寸 有时候资料会单独多出一列，硬是跑到下一页：或是资料笔只差2-3笔，就能挤在同一页了。这种情况就可以试试缩小比例的方式，将资料缩小排列以符合纸张尺寸，不但资料完整、阅读起来也方便。设定打印分数 列印出来的工作表可能要分送给多人查阅，或多个部门参考，此时可在最上方的打印区