图书资料采访管理工作流程-台北科技大学图书馆-北科大.doc

國立台北科技大學圖書資料採訪管理工作流程 一、目的：為使透過採購及贈送方式進館之圖書，迅速且有效地登錄分編以供典藏流通，制定本工作流程，以作為圖書採購及登錄作業工作流程之依據。 二、範圍： (一) 全校雜項設備費項下，來自本校各系所單位、館員及讀者推薦之中西文圖書之採購驗收及統計。 (二) 贈送書籍與資料來自各機關、社會人士、畢業校友等。 三、權責： (一) 校教職員工生：推薦圖書、檢送贈書。 (二) 圖書館技術服務組：負責採購、選擇及登錄作業。 (三) 總務處事務組：負責承辦。 (四) 總務處保管組：財產陳報。 (五) 會計室：經費核銷。 (六) 圖書館讀者服務組：檢送本校碩、博士研究生呈繳之畢業論文。 四、定義： (一) 閱選訂購：係指系所圖書委員及師生選書，是依據代理商所送來的現貨書籍實地翻閱後，並加以挑選。 五、作業內容： (一) 流程圖： 1.圖書資料採購登錄流程圖（如附件一）。 2.閱選訂購圖書作業流程圖（如附件二）。 3.讀者推薦圖書處理流程圖（如附件三）。 4.贈書處理流程圖（如附件四）。 (二) 圖書資料採購登錄作業說明 1.依本校「圖書館圖書資料採購徵集要點」分配各系所圖書採購經費，並將經費分配表分送各系所單位參考。 2.代理商依系所單位提供新書目錄，交由圖書館分送各系、所、單位勾選推薦。 3.系所單位以目錄勾選或填寫圖書推薦單方式推薦圖書，並經系所圖書委員、主管蓋章後，交至圖書館統籌處理。 4.代理商依據館方提供之圖書資料彙整清單，交由館員查核複本，若為複本在清單上劃╳，並以電子郵件通知推薦人不訂購該書。俟複本查核完畢，請代理商製作訂購清單並轉錄符合ISO2709格式之書目資料。代理商若無法提供，則由館員自行轉錄或建檔採購資料檔。 5.將ISO2709格式之書目資料轉入圖書館自動化系統，如有複本，通知代理取消訂購。 6.檢查系所單位之經費餘額，若經費不足，將訂單延至下會計年度訂購或取消部份訂單。 7.代理商將估價單(應含序號、書名、著者、出版社、出版年、ISBN、新台幣價格等)送至圖書館，館員填寫圖書採購申請單。 8.圖書採購申請單核可後，正式下訂採購，等待書到。 9.請代理商送書、交書清單及發票，驗收無誤即完成驗收作業。 10.催缺未到圖書，以電子郵件通知系所推薦人未到書況。 11.圖書資料核可驗收後，逐冊貼條碼，中文圖書之條碼號為 1xxxxxx，西文圖書之條碼號為2xxxxxx。圖書貼上條碼後，將圖書及圖書移送清單交予編目館員進行分類編目。 (三) 閱選訂購圖書作業說明 1.代理商依系所提供現貨圖書，供系所圖書委員及師生閱覽翻閱，再根據書的實際內容判別是否購買。 2.代理商將閱選後之圖書，製作估價單電子檔供圖書館查核複本。俟查核複本完畢後，轉錄符合ISO2709格式之書目資料，館員轉入圖書館自動化系統，完成訂購作業。 3.館員填寫圖書採購申請單並附上估價單等，提出申請，俟核可後，請代理商送書、交書清單及發票，驗收無誤即完成驗收作業。 4.圖書貼上條碼後，將圖書及圖書移送清單交予編目館員進行分類編目。 (四) 讀者推薦圖書處理作業說明 1.讀者薦購圖書有書面推薦及網頁線上推薦。 2.對讀者推薦圖書進行複本查核，複本查核的項目包含書名、作者、版本、出版者、出版年及ISBN。 (1)若為複本則不予購買，並以電子郵件通知推薦者。 (2)若不是複本，除系所經費推薦採購外，一般讀者 (大學生、校友、職員工) 薦購圖書，則依據「館藏發展政策」判斷是否購買。 A.若要購買，則彙整交給代理商訂購。 B.若不予購買，則以電子郵件通知推薦者。 3.彙整圖書推薦清單交給代理商採購。 4.依採購驗收流工作流程作業後，移送編目館員。 (五) 贈書處理登錄作業說明 1.贈書的來源依處理工作流程不同可分為：讀者服務組所送本校研究所畢業論文、及其他(例如各政府單位贈送的政府出版品、財團法人寄贈的出版品或私人轉贈等)。 2.讀者服務組所送本校研究所畢業論文處理工作流程 (1)收到畢業論文後，貼條碼，移送編目。 3.其他贈書(例如各政府單位贈送的政府出版品、財團法人寄贈的出版品或私人轉贈等)處理工作流程： (1)私人贈送之圖書，填寫謝函郵寄。 (2)贈書彙整分門別類，分為小冊子、期刊及其他。 (3)若為小冊子轉送參考室，若為期刊則轉送期刊室。 (4)非期刊及小冊子之贈書，則依「國立台北科技大學獎勵圖書捐贈辦法」挑選贈書。 (5)若不收藏則置於贈書架上，於「贈書活動」轉贈讀者。 (6)若予以收藏則進行複本查核，複本查核的項目包含書名、作者、出版者、出版年及ISBN。若為複本則置於贈書架上，於「贈書活動」轉贈讀者，若不是複本，則貼條碼，移送編目館員進行編目作業。 (六) 圖書採購資料統計報表 1.每月月初填寫國有財產增減結存表