005《档案管理制度》.doc

文件名称 东赢交通档案管理制度 版次 2013 页数 15 文件编号 DHJ-XZ-2013-005 发布日期 2013年5月5日 编制人 赵政联 审核人 何林 批准人 景江 东赢恒康控股集团交通事业部档案管理制度 目 录 东赢恒康控股集团交通事业部档案管理制度 2 1 档案管理的基本原则 2 2 档案材料的类别 3 3 档案材料的归档范围 3 4 归档时间 4 5 归档质量 5 6 档案材料的保管期限 5 7 档案管理人员岗位职责 8 8 档案的交接制度 9 9 档案的借阅制度 9 10 档案保管及销毁制度 11 11档案的保密制度 12 档案管理用表格 13 附件一： 《档案卷内目录表》 13 附件二： 《档案借（查）阅登记表》 14 附件三： 《档案借（查）阅申请表》 15 附件四： 《档案（文件）交接表》 16 附件五： 《档案柜编号表》 17 附件六： 《档案盒封面设计》 18 附录七 《软卷皮封面项目》 19 附录八 《卷内文件目录格式》 20 附录九 《档号章》格式 21 附录十 《卷内备考表格式》 22 东赢恒康控股集团交通事业部档案管理制度 1 档案管理的基本原则 为了加强东赢交通管理范围内档案的收集、整理、归档和借阅工作，逐步实现东赢交通档案工作的标准化、规范化管理，不断提高档案管理的科学管理水平，及时、有效地开展各项工作。根据《中华人民共和国档案法》和档案管理的有关国家规定，制定本办法。 各子公司档案管理人员业务上由东赢交通直属管理，其他工作事务听从各分子公司行政部门领导或公司经理（未设档案管理岗位的公司）安排。 东赢交通的档案管理工作实行统一制度、统一标准、统一领导、逐级管理的原则； 1.3.1东赢集团交通事业部行政人事部经理统筹负责东赢交通其及下属各公司的档案管理工作中的监督管理工作；负责东赢交通档案管理业务工作的指导、培训和统筹监管，东赢交通对外公文由行政人事部设（兼职）档案管理员负责归档、整理； 1.3.2东赢交通档案管理员负责东赢交通公司本部档案管理的日常工作，接受东赢交通行政人事部经理的指导、监督，各下属分公司档案资料管理人员负责本公司内的档案管理工作，接受东赢交通行政人事部经理及本公司分管领导的监督和管理； 1.3.3为确保公司档案工作的健康有效运行。各公司各部门根据各自的职能分工和职责范围负责本公司、本部门业务范围内的文件资料的收集、整理、借阅和归档管理； 东赢集团交通事业部和各分子公司，有条件的情况下必须设立专门的档案存放室存放档案，未设立档案室的单位，应建立统一规范的铁皮文件柜存放档案。档案存放室的钥匙由档案管理员掌握，除档案管理员本人及监察人员（东赢交通行政人事部经理或指派的监察人员）外，任何人不得进入档案存放室。 2 档案材料的类别 2.1 文书类档案 2.1.1 安全管理类文本档案； 2.1.2 经营管理类文本档案； 2.1.3 行政人事类文本档案； 2.1.4 财务管理类文本档案； 2.1.5 法律事务类往来文书； 2.2 合同类档案 2.2.1 内部管理类合同档案； 2.2.2 外购外销合同档案； 2.3 电子类档案 2.3.1 OA系统信息存档； 2.3.2 NC系统信息存档； 2.3.3 ERP企业管理信息（车管系统）； 2.3.4 单机版电子文件、文本、表格和资料的存档； 2.3.5 光盘存储信息存档。 3 档案材料的归档范围 归档范围 凡反映本公司工作活动、节点和流程，具有参考和实用价值的各类证照、文件、图表、信函、音像和影像资料、光盘资料、样品等不同载体的材料均属归档范围。 文书档案：公司设立、变更、分立、合并等信息资料；公司规章制度、红头文件；会议记录、会议纪要；公司及各部门的年度工作计划、总结、年度经营计划、每月的报表、审计报告；各种协议、合同；项目发展方案、设计图纸、各种批复批文、经营许可证；固定资产产品说明书、技术资料等具有法律效力及参考价值的文书资料； 会计档案：各种原始凭证、会计凭证、账簿、报表，以及根据《会计法》和《会计原则》的要求，需要存档的各类资料； 人事档案：应聘登记表、员工履历、各种证照复印件（身份证、学历证、学位证、职称证、上岗证、户口本、健康证）、劳动合同、转正定级表、薪酬确认书、奖惩记录、培训记录、员工异动记录等； 证照档案：工商类证件、税务类证件、行业管理部门要求办理的各类许可证及其它特殊许可证照； 音像档案：公司会议、培训、文化活动、安全保卫、责任事故等的图片和影像资料； 其它档案：各种获奖证书、奖杯、奖牌、锦旗等；各类需要存档的物品或样品。 4 归档时间 4.1文书档案：一个业务周期完毕后，应在完毕后10天内及时整理并编号存档，每年年底应整理统计汇编成档案目录。但音像和图片资料等档案，业务周期完毕后3天内形成电子文档，