合同管理审批流程.doc

合同管理细则(A2版) 为了更好的执行公司合同管理规定，特制定以下合同管理细则，以便统一标准，规范工作。具体细则如下： 合同审核及盖章流程： I．确认的合同终稿 业务主管确认 业务经理（总经理）审核 已确认后的合同文档及电子文档 商务合同岗审核盖章 登记并确认合同交回时间 ； II．特别强调：合同提交商务合同岗审核时，必须同时提交合同电子文档；同时，必须有部门经理签字确认。 2、 合同审核及盖章时间承诺： I．合同金额在10万元以下，且为正常销售或采购合同，合同审核岗在收到合同及电子文档后，2个工作小时之内必须完成审核并盖章；若审核时发现合同仍需修改，则以修改后重新提交的时间为准，2个工作小时内完成重新审核及盖章； II．合同金额在10万元以上，且为正常销售或采购合同，合同审核岗在收到合同及电子文档后，0.5个工作日之内必须完成审核并盖章；若审核时发现合同仍需修改，则以修改后重新提交的时间为准，0.5个工作日内完成重新审核及盖章； III．合同金额在50万元以上，且合同内容较复杂，合同审核岗在收到合同及电子文档后，1个工作日之内必须完成审核并盖章；若审核时发现合同仍需修改，则以修改后重新提交的时间为准，1个工作日内完成重新审核及盖章； 合同内容审核规定： 对于所有签订的合同或协议，合同审核岗一定本着规避风险的原则，严格审核，确保公司利益不受侵犯，合同内容的审核主要包括以下几方面： I．合同双方主体名称及各项信息：要求合同主体名称为正式注册的全称，各主体信息包括公司名称、地址、帐号、税号等必须与注册内容一致； II．合同标的的名称、数量、单价、金额、总价、大小写金额等必须加减正确，前后一致； III．双方合同权利的申明：双方权利必须平等，互利，若是我公司与供应商的采购合同，则尽量在价格、帐期、厂家保修上争取利润最大化；若是我公司与客户的销售或项目合同，则尽量在收款、售后服务期上争取有利条款; IV．我公司合同义务的承诺：商品保修期一定以厂家保修标准为基础，与厂家保修期保持一致；服务周期内的承诺一定符合公司现状，避免过高承诺的风险；对于责任或经济赔偿，一定有一个合理的上限，以避免索赔的无底洞； V．若出现待签合同内容有如下差异，必须填写合同差异说明表，由部门经理、总经理签字确认后，交商务审核岗进行审核确认： 我公司对客户承诺的产品保修期超过厂家或供应商对我公司承诺的产品保修期； 对于相关责任的承担或赔偿，无合理的上限； 存在明显的、较大的字面理解的合同风险和义务承担； 合同整理及归档： I．合同盖章后，必须及时登记，并确认客户方盖章确认后的交回时间，最长时间为3周，商务部合同岗将进行统计和催收； II．客户方已盖章的合同收回后，必须在规定时间内及时归档，并确认合同归档号，以便以后合同的档案管理及查询； III．合同的电子文档与交回的合同文档仔细核对无误后，必须同时进行电子档的归档，文本合同号与电子合同号必须一致； IV．客户方已盖章的合同收回后，由业务员交部门商务助理，并在合同收回登记本上进行登记并签字确认，再由商务助理交商务合同审核岗，同时，商务合同审核岗在业务员已签字的合同收回登记本上进行签字确认。 V．所有合同从盖章签出到收回归档，除了及时进行签字确认外，还必须有完整的电子记录（签出、收回的经办人、时间等）。 合同信息汇总、查询、借阅及数据管理： I．合同盖章后，仍需拿出给对方盖章确认时，必须由合同管理岗进行登记并由经办人签字确认；合同还回归档后，合同管理岗必须进行电子记录的登记，如：合同名称、签约单位、合同金额、产品（项目）明细，预计归档时间，是否已归档及归档时间等； II．对于已盖章的合同，可以进行相关信息的随时查询和统计； III．盖章后的合同必须在规定时间内，与电子合同一起，及时归档，商务部合同管理岗在下月5日前将截止到月底已盖章但未收回的合同进行统计和报表，由责任人签字确认，并再次承诺合同收回并归档时间； IV．对于已盖章但未归档的合同，超过30天，必须向公司总经理申请延期并确定最后收回时间，若无延期申请的批复，将停止对该业务员的其它合同办理。 V．合同的借阅必须经本部门经理确认，商务部经理批准后， 方可进行合同档案的查询、借阅； 合同特殊流程规定： I．合同变更：由于业务原因，对已签订并盖章确认的合同进行修改或变更时，必须找出原对应的合同原件，并填写《合同变更申请审批表》，在原合同原件已收回并已确认合同执行情况，且无其它责任或风险的前提下，方可执行。变更后的新合同或补充合同，同样按照公司合同管理的相关制度和流程处理； II．合同作废（解除）：由于业务原因，对已签订并盖章确认的合同作废（解除），必须找出原对应的合同原件，在确认合同作废无其它责任