机关档案工作基础.pptVIP

机关档案工作基础 二零一二年三月 学 习 目 标 了解档案及档案工作 增加对档案工作的认识 学会科学合理地对文件进行分类归档 掌握文书档案归档范围和保管期限划分方法 了解掌握妥善管理保存档案，保障档案载体和信息安全 能够编制最有效的检索工具和编研材料 一、认识文件和档案 1、什么是文件？ 文件：指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。 包含了信息和载体两部分 一、认识文件和档案 2、文件的类型 按来源分为收文、发文和内部文书； 按行文关系分为上行文、平行文和下行文； 按传播范围分为公布用文书、机密文书； 按文种应用范围可分为通用文书和专用文书； 按载体形式分为纸质文件、特殊载体。 认识文件和档案 一、认识文件和档案 3、文书、文件、公文 文书：指公文、书信、契约等所有书面材料的 总称，是个集合概念；也可指从事公文、书信工作的人员 文件：狭义讲是机关、团体用来向上呈报、向下布置或对外联系事物的正式文件 公文：指国家机关、企事业单位、人民团体在公务活动中为行使职权、实施管理所形成的具有法定效力和规范体式的文书。 一、认识文件和档案 4、公文的作用 领导指导：统一行动，步调一致； 行为规范：颁布法规、传达指示； 公务联系：上传下达、反映情况、请示工作； 传递（保存）信息 凭据记载：法律依据、办事证据。这事最基本的作用。 一、认识文件和档案　　　　 5、机关现行主要的通用文种 《国家行政机关公文处理办法》第二章第9条规定行政机关公文的种类有13种： 1)、命令(令)：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 2)、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。  3)、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 4)、通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 5)、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员 一、认识文件和档案 6)、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重 要精神或者情况。 7)、议案：适用于各级人民政府按照法律程序向 同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会 提请审议事项。 8)、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 9)、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 一、认识文件和档案 10)、批复：适用于答复下级机关的请示事项。 11)、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12)、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 13)、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 一、认识文件和档案 6、文件处理程序 发文的处理程序： 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。 ----《国家行政机关公文处理办法》第五章第二十四条。 一、认识文件和档案 6、文件处理程序 收文的处理程序： 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序等程序。----《国家行政机关公文处理办法》第六章第三十条。 一、认识文件和档案 7、立卷的概念 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。 ——《国家行政机关公文处理办法》 一、认识文件和档案 谁立卷 文书部门立卷：文书部门集中立卷、内设部门立卷、谁办谁立卷； 文书部门与档案室结合立卷：组织型、分工型、兼职型 档案室集中立卷（不建议） 一、认识文件和档案 8、档案的概念 档案----是机关、组织和个人在社会活动中形成的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的有一定保存价值的文件。 是人们在社会活动中直接形成的历史记录 档案是以内容的原始性为唯一标准 一、认识文件和档案 9、文件与档案的关系 办理完毕的文件才能作为档案。 对日后实际工作和科学研究等活动具有一定的查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。 按照一定的规律保存起来的文件才能最后成为档案。 一、认识文件和档案 10、立卷的方法 按文件的问题 、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷--立卷“六个特征” 。可按其中之一种特征组卷，也可几种特征结合使用。