国际交流管理办法.docx

四川大学博士研究生国际学术交流基金办理流程四川大学博士研究生国际学术交流基金管理办法为提高我校研究生教育的国际化水平，培养具有国际竞争力的创新型人才，特设立《四川大学博士研究生国际学术交流基金》，主要用于资助优秀博士研究生参加高水平国际学术会议。 一、申请条件 1、学校规定学制内（3年）全日制在读博士研究生（应届毕业生所申请的会议日期在当年5月31日之前）； 2、申请者以四川大学博士研究生身份作为第一作者或第二作者（第一作者为导师）提交的论文被本学科高水平国际学术会议正式接受，有组委会正式邀请函，且符合下列条件之一：A.口头报告且论文全文或摘要被会议论文集收录；B.壁报展示、摘要被会议论文集收录且有5分钟左右口头发言；C.壁报展示且论文全文被会议论文集收录；D.壁报展示、摘要被会议论文集收录且本会议为行业顶级会议。3、申请者具有一定的对外交流能力和较高的外语水平，能够进行口头学术交流； 4、参加的国际学术会议原则上应是由国际专业学会或协会主办的高水平国际学术会议，并与申请者所学专业相关； 5、每名博士研究生在读期间只享受一次国际学术交流基金的资助，且在本基金经费有限的情况下，原则上不再支持已获得学校其它公费资助出国机会的学生。 二、资助内容及额度 主要资助往返交通费、会议注册费、签证费和住宿费，资助额度按照本基金预算相关规定由申请人提出预算并填写预算表，导师和学院审核，研究生院审批确定。经费使用应符合相关财务管理办法。 三、申请程序 1、博士研究生在研究生院网站下载填写《四川大学博士研究生国际学术交流基金申请表、预算表、承诺书》，并附上相关支撑材料； 2、导师、学院主管领导就国际会议的学术影响和申请者参加学术会议的资格进行审核，并签署意见，优秀者报研究生院； 3、研究生院将根据申请人拟参加国际学术会议的层次高低和申请人的条件，在综合考虑各学院受资助博士生比例的前提下进行择优资助； 4、获批准资助的申请人在出国（境）前在学校国际合作与交流处主页查阅、下载相关出国（境）审批文件，办理出国相关手续。5、会议结束后申请者需向研究生院提交以下材料： ①在研究生院网站下载并填写《四川大学博士研究生国际学术交流基金总结表》，同时提供纸质版1份和电子版； ②国际会议论文集首页复印件及被收入的论文复印件；③护照首页、签证页及标有出入境日期页面的复印件；④参会者本人在会议现场照片。 四、附则 1、参会申请在研究生院审核通过之前，学生为会议所付任何费用，均为自愿行为，请慎重考虑，风险自担。2、对已获批准资助的会议，申请者不得随意改变或放弃，因特殊客观原因放弃的，应向研究生院备案说明，否则取消本次资助资格，且不再受理下次申请。 3、本管理办法由研究生院负责解释。 四川大学博士研究生国际学术交流基金报账注意事项为方便博士研究生参加完国际会议后报账，请仔细阅读以下注意事项：一、报帐详细流程1.研究生院审核：将相关总结材料（详细要求见本文第二条）以及票据（交通费、注册费、签证费和住宿费票）提交研究生院培养教育办公室（望江校区研究生院3区323办公室）进行审核签章。2.国际合作与交流处审核：将研究生院审核后的所有票据材料提交国际合作与交流处（望江校区行政楼5楼）审核签章。3.财务处审核：将国际合作与交流处审核后的所有票据材料提交财务处（望江校区行政楼2楼）审核报账。二、向各部门提交材料1、向研究生院提交材料：①《四川大学博士研究生国际学术交流基金总结表》；②国际会议论文集首页复印件及被收入的论文复印件；③护照首页、签证页及标有出入境日期页面的复印件。④本人参会照片。其中，请将《总结表》和本人参会照片电子版以“姓名”命名后发邮箱gsscupyb@163.com。2、向国际合作与交流处提交：《四川大学因公出国人员申报表（学生专用）》、《出国人员审查表（学生专用）》、《四川大学学生海外学习交流责任书》（以上材料需出国前提交国际合作与交流处）。3、向财务处提交：①大会邀请函附加中文翻译；②机票或电子行程单（行程单附中文翻译）；③研究生院签字盖章和国际处签字盖章的《四川大学差旅费报销单》及相关票据。（三）报账票据说明①交通费：购买机票时请选择距离最短的合理行程，并选择票价最实惠的公司，如有特殊情况应提前向培养办说明。需保存国内、国际航班的机票或行程单，国内航空公司的机票在相应航空公司售票处可打印，网上预订机票需提供纸质发票并附上详细行程；国外航空公司如果只有发送到邮箱的电子行程单，务必打印并翻译，详细注明“official?receipt”（官方收据）的中文意思，如果有“invoice”（发票）字样更好。需强调一点，国际航班的登机牌务必妥善保存，财务处报账时需要提交。本基金可报销长距离城市之间的火车票。市内交通费不在本基金报销范围之内。②大会注册费：一般只有大会发送到