某集团商务接待标准规范.doc

某集团商务接待标准规范 一、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到，厉行节约、对口接待，统一标准，严格管理”的原则，特制定本工作指引。 二、适用范围 本工作指引适用于全集团相关部门对外接待工作。 三、对口管理部门 集团人力资源与综合部和所属各公司人力资源与综合部为公司接待工作的归口管理部门，负责相关接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。 四、接待原则 （一）对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般。按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。 （二）规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高办事效率，热情周到，视客情适度接待，提倡节约，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。 （三）统一标准、预算管理、严格控制的原则。接待标准及费用预算请参照某集团接待管理办法，某集团人力红发{2011}109 号文件执行。公司各部门在接到重要来访预约后，可报人力资源与综合部备案，并协助拟定接待计划。需公司领导出面、人力资源与综合部协助的重要接待，应提前 2 天告知人力资源与综合部。 五、筹划与准备 （一）人力资源与综合部或相关组织部门在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，应首先了解来宾基本情况；来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等基本信息。拟定接待计划，和接待流程，确定接待标准（接待车辆、下榻酒店、接待陪同人员、餐饮及礼品等标准）,通知参与接待的领导和协助部门做好接待准备工作。 六、接待级别及标准（一）一级接待项目名称一级接待（适合人群）说明政府职能部门（含事业单位）副厅级（含）以上；银行分行副行长（含）以上、分行信贷处及营销处处长；总行行长（含）以上；重要合作单位副总经理（含）以上人员集团主要领导或所属各公司董事长、总经理负责接待，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。集团主要领导或所属各公司董事长、总经理及接待部门负责人陪同，接待部门的接待人员确保公司环境干净整洁、室温适度、灯光合适。根据需要准备领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果，香烟，调试好音响设备，投影，摄影摄像设备。餐饮标准请参考某集团人力红发{2011}109 号文件，酒水及香烟请参照某集团行政通发{2012}89 号文件，所属各公司根据各自公司的情况，指定专属的餐厅，签订协议餐厅以方便接待。五星级酒店（房间检查标准详见 VIP 接待服务标准，见附件）根据各公司实际情况及来宾人数安排车辆，原则上配备各公司档次最高的车辆，车上配备企业宣传册、常备应急药盒、纸巾（独立包装湿纸巾、抽纸）、矿泉水、所属各公司城市地图、雨伞；接待部门根据情况购买当地特色礼品，原则上使用印有公司 LOGO的纸袋包装。接待部门根据情况、来宾意愿和兴趣，结合当地旅游资源，提前制定旅游景点和参观路线。迎接人员参观陪同人员座谈餐饮标准住宿标准接待车辆礼品安排旅游景点（二）二级接待项目名称二级接待（适合人群）迎接人员参观陪同人员说明政府职能部门（含事业单位）处级、副处级、科级；银行分行处级、副处级、银行支行副行长级；重要合作单位部门负责人级别的人员集团相关系统分管领导、中心总经理、所属各公司总经理及接待部门负责人应亲自接待，引导来宾；相关接待部门负责人。由接待部门负责人沿途介绍基本情况。接待部门的接待人员确保公司环境干净整洁、室温适度、灯光合适。根据需要准备领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果，香烟，调试好音响设备，投影，摄影摄像设备。餐饮标准请参照某集团人力红发{2011}109 号文件，酒水及香烟请参照某集团行政通发{2012}89 号文件，所属各公司根据各自公司的情况，指定专属的餐厅，签订协议餐厅以方便接待；座谈餐饮标准住宿标准接待车辆五星级酒店、四星级酒店（房间检查标准详见 VIP 接待服务标准，见附件）根据各公司实际情况及来宾人数安排车辆，原则上配备各公司中高档车辆，车上配备企业宣传册、常备应急药盒、纸巾（独立包装湿纸巾、抽纸）、矿泉水、所属各公司城市地图、雨伞；接待部门根据情况购买当地特色礼品，原则上使用印有公司 LOGO的纸袋包装。接待部门根据情况、来宾意愿和兴趣，结合当地旅游资源，提前制定旅游景点和参观路线。礼品安排旅游景点（三）三级接待项目名称三级接待（适合人群）迎接人员参观陪同人员座谈说明除 A、B 类客人以外的合作单位的人员；由负责接待的部门人员迎接；相关对口的部门负责人陪同，由相关人员沿途介绍需要洽谈的基本情况；接待部门的接待人员确保公司