自采商品管理流程.ppt

一.流程目的： 确保自采商品在可控范围内经营，实现自采商品计划、付款、引进、定货、陈列、促销、库存管理等内容的规范运作。 二、适用范围： 本流程适用于采购部利用自采商品来保障 完成各部门的销售、毛利、 库存的指标预算。 自采商品定义： 自采商品指非通过供应商供货或送货至门店，而需要采购人员自主进行商品采购与运输，通过现金交易或一定帐期结算的经营商品。（自采包括现金采购和帐期采购） 三、流程职责： 采购部负责自采商品的计划、采购、质量把关、定价、陈列、促销、库存清理； 商品行政部负责自采商品信息录入、票单核实与传递； 营运负责自采商品陈列检查及库存；门店负责执行自采商品按计划陈列及销售； 门店收货部负责自采商品按公司规定收货（三无类、临保期、质量不符商品拒收）、分配到店或及时转退、补货及库存管理； 财务负责自采商品票单审核及付款；负责自采商品费用与赢利核算；采购出差费用、商品运输费用、损耗、库存清理、销售毛利额与财务帐期等（见附表）；负责自采商品销售库存的报表分析（按月）。 四、流程原则： 采购必须按商品结构表计划进行自采商品引进； 财务严格审核单据方能付款；做好数据销售分析； 门店按要求进行陈列； 门店对自采商品库存及时有效管理； 商品行政部做好采买商品的抽查和管控作用。 依据梅州喜多多不同业态商品组织表中设定单品数计划；（需要维修类商品原则上不外采） 该分类或品牌在梅州当地没有渠道供应商；（原则上可以尝试让现有合作供应商代理这类需求商品） 梅州当地供应商合作支持力度极其薄弱，具体表现为：商品成本价高于外埠外采价格20%以上；帐期低于外埠外采10天以上；支持费用低于外埠外采供应商30%以上；上述条款满足两条或以上，方可实施外埠自采经营方式。（上述商品指同品牌同规格的比较依据） 自采商品要尽量确保能退能换。（特殊商品除外） 各部门自采商品单品数原则上不超过本部门单品总数的25%； 采购人员必须确保自采商品有手续齐全的符合国家相关规定的资质证明，并负责自采商品的质量；自采商品资质材料与正常商品资质材料要求一致。 自采商品必须确保带条码到门店，否则，一律不采。 五、流程说明： 外采商品的状态和单品数控管 自采商品的状态管控：为区别自采商品和非自采商品，并清楚商品能否退货，对自采商品进行特殊状态设置。 具体方式：在新品审报表的商品描述栏，在商品描述后加英文字母表示。 例如：X/Y/N——X意为梅州喜多多自采商品，Y表示能退、N表示不能退。 例：自采商品能退商品：X.Y 采商品不能退商品：X.N 自采商品的单品数管控： 采购按商品组织结构表中缺项分类进行采买和补货。 如遇特殊需求商品需要采买而商品结构表数已达到标准数时，可以以一次性状态来处理。但此状态表示该商品不具备补货功能，一次性售完即止，且销售时间不得超过3个月。一次性商品比率不超过该部门商品总数的2%； 如遇该一次性商品经过销售试验，可以作为常规畅销商品经营时，采购需要通过删除该分类其它滞销商品，来调整该商品从一次性状态变为常规状态，从而进行有序的合理补货经营。（依据该分类商品平均销量来横量，低于该分类平均销量则删除） 自采商品合同管理: 自采商品一律按要求签订正式合同；一次性购买商品必须签订临时协议。 一次性临时协议需与其它结算资料一起报财务进行货款清理。生鲜除外。 商品行政部对于自采供应商同样建立自采供应商档案； 自采商品合同谈判重点关注（需要在合同中注明以下重要内容） 商品来源及质量保证： 商品来源渠道合法化，有资质证明及质量保证 商品供价： 低于梅州市场供应商提供价至少10%以上 商品增值税票： 自采商品必须提供增值税票。（如没有增值税票，采购必须通过商品成本优势弥补税票费用并获得领导同意） 损耗： 含运输损耗、商品销售损耗、库存清货损耗，视商品属性而定。 销售返利： 当该供应商商品销售达到一定数字时，需要供应商提供每期结算额的（ ）%作为销售返利。（通常从2%开始） 帐期： 自采商品帐期不得小于该分类商品正常周转天数。如该分类周转天数是15天，则帐期应在15天之上 自采商品采买流程 — 月采购计划 报月采购计划 采购主管于每月25日前提报下月自采商品清单（补货或新增商品。新增商品建议提前与供应商通过邮件形式做好沟通交流）---“自采商品采购计划单” 汇总并报批 采购经理进行各部门自