某x司档案管理规范.docVIP

PAGE \* MERGEFORMAT8 档案管理规范 1. 目的 为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。 2. 适用范围 XX集团有限公司及下属各控股子公司。 3. 定义： 4. 职责： 4.1. 综合管理部 4.1.1. 负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。 4.1.2. 负责对档案的借阅进行审批、登记管理。 4.1.3. 负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。 4.2. 集团各职能部门及各子公司 4.2.1. 负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文书档案。 4.2.2. 负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。 4.2.3. 负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综合管理部。 5. 程序和内容： 5.1. 档案立卷范围 5.1.1. 公司成立所形成的一切文件。 5.1.2. 公司章程类文件。 5.1.3. 公司管理规章制度。 5.1.4. 重要会议记录、会议纪要。 5.1.5. 经营计划、工作总结； 5.1.6. 意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。 5.1.7. 重要的来往信函。 5.1.8. 一切与公司业务、技术、项目有关的资料。 5.2. 档案立卷要求： 5.2.1. 各部门立卷要求 5.2.1.1. 凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及音像资料均属归档范围，不得由部门或个人分散保存，必须由业务部门整理后，定期交给综合管理部集中管理保存。 5.2.1.2. 各项业务一旦结束，其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交综合管理部正式存档（所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档），业务部门如有需要，可建立复印件的业务档案，以便工作。 5.2.1.3. 业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。 5.2.1.4. 业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全，并对文件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注（注明是原件或复印件）。 5.2.1.5. 财务部独立管理会计档案凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合同（注：财务部只留一份原件，其余原件交综合管理部保管；如原件只一份，财务部留复印件。） 5.2.2. 综合管理部立卷要求： 5.2.2.1. 立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。 5.2.2.2. 在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。 5.2.2.3. 拟订案卷标题要简明、准确。 5.2.2.4. 整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。 5.2.2.4.1. 永久保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.1.1. 公司制定的规章制度类文件材料。 5.2.2.4.1.2. 公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。 5.2.2.4.1.3. 公司职能活动中形成的重要业务文件材料。 5.2.2.4.1.4. 公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。 5.2.2.4.1.5. 公司机构演变、人事任免等文件材料。 5.2.2.4.1.6. 公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。 5.2.2.4.1.7. 上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。 5.2.2.4.1.8. 下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。 5.2.2.4.2. 定期保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.2.1. 公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。 5.2.2.4.2.2. 公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。 5.2.2.4.2.3. 公司人事管理工作形成的一般性文件材料。 5.2.2.4.2.4. 公司一般性事务管理文件材料。 5.2.2.4.2.5. 公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。 5.2.2.4.2.6. 上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。 5.2.2.4.2.7. 上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材料。 5.2.2.4.2.8. 下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。 5.2.2.4.2.9. 下属机构报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 5.2.2.5. 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 5.2.2.6. 全部案卷组成后，要对案