费用管理流程之招待费的管理.doc

内部控制流程手册 （财务管理版） 讨论稿流程编号: 6.1 讨论稿 版本号: 2002-1 内部控制流程手册 （财务管理版） 流程编号: 6.1 讨论稿 讨论稿 版本号: 2002-1 项目 生效日期 修改版本 编制人： 费用管理流程 -招待费管理 失效序号 批准人： 序号 日期 1.1 适用范围 本流程适用于公司对业务招待费标准的制定和执行流程。 1.2 控制目的 加强对业务招待费的支取和使用的规范和控制，以保证： 明确业务招待费的范围及审批权限 规范业务招待费的报销程序 加强公司费用控制 1.3 执行部门 各业务部门和财务部 1.4 关键控制点 完整性 公司在制定业务招待费支取标准及相应的申请、审批授权制度时，应全面考虑公司现有的业务招待方式，分别制定相应的费用标准，以完整的包括各种可能的费用支出形式； 合理性 各业务部门主管和总经理/董事长对业务招待费申请单，进行审批时，须严格根据公司制定的标准，并仔细考虑该项业务招待是否必须，是否符合公司的商业利益等因素； 准确及时性 各业务人员在发生业务招待后，应及时取得相关的合法单据，并及时准确地填写并传递费用报销单，以利于财务部门对费用的及时准确核算； 谨慎性 财务部长对与事先经审批的业务招待费申请单有差异的费用报销单，应严格审核，对于差异较大的必须重新审批，以有力的控制相关费用的发生； 1.5 具体流程 步骤 负责部门 具 体 操 作 1.5.1 财务部 财务部收集公司业已发生的各项业务招待方式及其费用的资料，进行归类和整理，并根据有关法律法规的规定拟订业务招待费的支取标准和相关申请、审批授权制度的草案； 1.5.2 各业务部门/财务部/总经理/董事长 共同讨论，并根据实际情况酌情修改有关规定，制定公司统一的业务招待费支取标准和申请、审批授权制度，并颁布全公司遵照执行； 1.5.3 各业务部门 各业务部门若需进行与公司业务有关的招待，如礼物、馈赠及娱乐等，须由相关业务人员填写“业务招待费申请单”（表样参见附表6.1-1），在其中清楚填写业务招待的事由和目的，对象以及相关的费用估计等信息，报送其直接主管进行初步审核； 若业务人员为该业务部门主管，相关申请审批程序跳过1.5.4和1.5.5，直接由总经理/董事长进行审批； 1.5.4 各业务部门 业务人员直接主管根据公司制定的标准和制度，主要审核该项业务招待是否属实，以及相关的费用估计是否过高等，同意后签字并报部门主管审批； 1.5.5 各业务部门 业务人员所在部门主管根据实现制定的公司各项审批权限的规定，对其审批权限范围以内的申请单，进行审批，主要审核该项业务招待是否出于公司商业利益考虑，以及是否必须，有无替代方案等；审批同意后传递至财务部； 1.5.6 总经理/董事长 总经理/董事长对超过各业务部门主管审批权限的申请表进行审批，审批事项同上；审批同意后将申请表传递至财务部； 1.5.7 财务部 财务部部长对经过部门主管/总经理或董事长审批的业务招待费申请表进行审核，审核相关人员的签名是否与预留印签一致，有无越权审批，审核无误后签字并交由财务部相关人员办理费用支取； 1.5.8 财务部 财务部资金管理员和出纳根据经财务部部长审核的业务招待费申请单办理费用支取，视金额大小分别采用先垫付后报销合和个人借款两种情况，分别处理； 1.5.9 业务人员 业务招待完毕后，相关业务人员应取得合法的单据-餐饮发票等，及时填写“费用报销单” （表样参见附表6.1-2），将取得的合法单据以及经过审批、审核的“业务招待费申请单”作为附件，及时传递至财务部进行相关帐务处理； 1.5.10 财务部 财务部核算会计对业务人员传来的“费用报销单”及其附件进行审核，审核所附单据是否与申请单所述事由一致，费用金额有无超支，单据是否完整合法等，审核无误后进行相应的帐务处理； 1.5.11 财务部 若审核发现不符，须交由财务部部长进行审核，以确定差异是否在合理范围之内，若差异合理则进行相应的帐务处理；若为重大差异，则须重新对该项费用进行审批； 1.5.12 财务部 财务部按月对各部门的业务招待费进行分析，与相关的费用预算进行比较并提请相关部门注意。