公文管理与公文写作.pdf

公文管理與公文寫作 一、文書處理作業 （一）速別之區分： 1.卷宗：普通件— 白色；速件—藍色；最速件—紅色；密件—黃 色。（校內處理之速度） 本校以紅色代表速件及最速件，如為最速件，請於紅色卷宗上 加貼「最速件」字樣。 2.函（稿）中的速別：希望受文機關辦理之速度。 （二）「密等及解密條件或保密期限」：分為「絕對機密」、「極機 密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧 註記。 第1頁共12頁 1 公文管理與公文寫作 （三）附件：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。 （四）內文： 1.主旨：全文精要，以說明行文目的與期望為主，必要時得加簡 單原因，應力求具體扼要；不分項。 2.說明：如無項次，應緊接冒號之下書寫；如分項條列，應另列 縮格書寫。 3.辦法：分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附 件；於「簽」中使用「擬辦」。 4. 中文字及標點符號使用全形；數字及外文字母使用半形。 第2頁共12頁 2 公文管理與公文寫作 （五）分項標號：一、二、三…(一) 、(二) 、(三)… １、２、 ３…( １) 、( ２) 、( ３) （數字為全形，括弧為半形） 對齊方式： 說明： 一、《空1個字》 (一) 《空2個字》 ★有括弧者，後面不須加頓號 （、） １、《空3個字》 ( １) 《空4個字》 第3頁共12頁 3 公文管理與公文寫作 （六）數字使用原則： 1.數字用語具一般數字意義（如代碼、身分證編號、編號、發文 字號、序數、日期、時間、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼 等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，使用阿拉伯 數字。 2.數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店 名、頭銜等）、慣用語者，使用中文數字；但屬法規制定、修 正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律 統一用語表」等相關規定辦理。 3.數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引 敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。 第4頁共12頁 4 公文管理與公文寫作 舉例說明--使用阿拉伯數字者： 附件1、東總字第0950086517號、第1階段、 21世紀、第1優先、第2 次、第3名、第6次會議紀錄、95年度、921大地震、延後3週辦理、 150公分、80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、442,789人、1：3、 依兒童福利法第44條規定… 舉例說明--使用中文數字者： 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、每一位同 仁、不二法門、三生有幸、九九峰、三國演義、李四、五南書局、 星期一、正月初五、十分之一、三讀、七千餘人、二百多人、行政 院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文、「○○法」草案 總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條… 第5頁共12頁 5 公文管理與公文寫作 （七）其他注意事項： 1.人名、