文件控制培训教材.pptx

文件化信息管控文件编写标准化培训部门：DCC培训时间:2018年10月目 录 一、什么是文件二、制定文件控制程序的目的三、文件的分类四、文件的编写与审核一、什么是文件 　文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件。 一个完整的文件应该包括公司名称、文件名称、文件编号、版本号/修订状态、正文、页码/页数、编制、审核、批准、日期等内容。 二、制定文件控制程序的目的 规定体系文件及相关文件控制的程序（包括外来文件和法律法规），以确保这些文件在生产及服务中的有效性和正确性。 　三、文件的分类及定义文件四阶层公司质量管理体系的纲领，需要规定质量方针、质量目标及我们要做哪些工作手册部门间质量过程的规范，需要详细描述手册所要求的工作的执行流程和要求程序文件指导书/作业标准外来文件/图纸部门内具体质量活动操作的标准和要求记录质量活动运行的结果表格/记录三、文件的分类及定义文件分为受控文件和非受控文件 受控文件：盖有红色“受控文件”章或要求编号的质量/环境体系相关文件以及直接使用于生产、检查相关区域的指导性文件，检测、生产设备使用的软件等，受控文件必须经过审批并发行，一般都有红色“受控文件”印章标识，此类文件必需作发放回收记录。非受控文件：只用于参考，限于参考使用。不能直接用于生产的质量/环境体系相关文件将其他作业指导文件，也就是只限于部门内部方便使用的文件，如部门内部的员工考核制度等。此类文件无任何受控标识，此类文件不必做发放回收记录 。四、文件的编写和审批 品质管理手册、EICC管理手册：QSE制定、修订，QMR审核，董事批准。 行政组织手册：行政部制定、修订,QMR审核，董事批准。 公司程序文件：各部门人员编制或修订，部门最高负责人审核,QMR批准。 四、文件的编写和审批管理性工作指引：各部门制定/修订审批，（制造部工作指引）由QMR批准；行政部工作指引：由副总裁(行政)批准。技术性/产品性工作指引:各部门相关人员制定、修订，部门最高负责人批准。 四、文件的编写和审批文件编号的控制 ：品质手册(一阶文件)文件代码为Q M，无需编号，品质手册之发行版次由“1/A”开始。 行政组织手册（一阶文件）代码为MRM，无需编号，行政组织手册之发行版次由“1/A”开始。 EICC管理手册（一阶文件）代码为EM，无需编号，EICC管理手册之发行版次由“00/A”开始。 四、文件的编写和审批文件编号的控制 ：四、文件的编写和审批文件更改 ： 所有文件的修改内容必须更换为11号字体隶书字型，段落间行距设置值17-18磅，便于查阅识别，如再次修改需将前一次修改内容字体更正为宋体10号字型。 四、文件的编写和审批文件编号的控制 ：四、文件的编写和审批表单编号的控制 ： 每份表单的版本编号由01至99（例：第一次修订改为02，第二次为03，……依次类推）当该表单修改次数多过99次，则该表单发行编号需重新编制四、文件的编写和审批文件编写7要素：1、目的2、范围3、权责4、定义5、程序/内容6、流程图7、相关文件、记录The end