环境管理程序文件的编写.pdf

文 件 名 环境管理程序文件的编写 电子文件编码 HJWB003 页 码 10-1 ●程序文件的内涵 (1)程序文件是手册的支持性文件，它使环境管理活动程序化、文件化、 规范化，使 各项活动处于良好的受控状态，从而避免了由于缺乏文 件指导而出现的经验主义和偶尔得失 。 (2)程序文件包含环境管理体系中一个逻辑上相对独立的内容，它既可以 针对环境管 理体系的一个要素，也可以针对要素中的一个部分，或是 对几个要素相互关联的一组活动进行阐述。程序文件的侧重点在于规 范要素或活动的职能和控制要点，一般不涉及纯技术细节。 (3)在编写程序文件时，通常包括该项活动的目的和范围、做什么、由谁 来做、以及 何时、何地、如何做，以及使用何种材料、设备和文件， 如何进行记录等，即遵循所谓的“ 5W、1H”原则，其最终目的是作为组 织实施环境管理的准则，减少或防止各项活动所造成的或可能造成的 环境影响，确保组织环境方针和目标的实现。 ●程序文件的作用 (1)程序文件是对手册的进一步细化和展开。程序文件则是将环境管理手 册中不便详述的对活动和过程的要求，作出详细规定，使其更具可操 作性。 (2)程序文件的有效实施能够充分体现组织环境管理体系的强大功能，直 接影响到组织环境行为的最终改善，因而程序文件的数量、内容、格 式和详略程度一般都由组织根据实际情况自行决定，应充分考虑组织 任务的复杂性、执行活动的人员的水平、能力、技术和培训情况，应 以确保环境因素和各项环境管理活动准确而有效的受控为宜。 文 件 名 环境管理程序文件的编写 电子文件编码 HJWB003 页 码 10-2 (3)程序文件是组织内部科学的管理制度，是各级各类人员必须遵照执行 的法规性文件；同时，它也是组织对其员工进行岗位培训和业务考核 的基本内容和指导、检查、改进相关业务工作的重要依据，也是第三方认证机 构实施外部审核的依据之一。 ●环境管理程序文件的内容及格式要求 (1)文件编号和标题 程序文件的编号应根据标准中对体系要素的编号以及组织活动 的层次进行编排，同一层次的 程序文件应统一编号，以便标识。标 题应明确体现组织开展的活动及其特点，例如：“环境 监测和测量控 制程序” 、“污水排放控制程序”和“相关方环境行为控制程序”等，使 活 动的性质一目了然。 (2)目的和适用范围 简要说明开展这项活动的目的以及该项程序的适用范围。 (3)术语和定义 对本程序中所使用的专用名词术语给出明确的定义和解释。 (4)职责和权限 结合实际工作业务流程，指明实施该项程序的主管部门、参与配 合部门各自的职责和权限以 及相互之间的接口关系。 (5)工作程序 这是程序文件的核心内容，应列出开展此项活动的具体步骤，保 持合理的编排顺序，明确活动的输入、转化和输出；明确各项关联活 动之间的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项要素由谁 来干，何时、何地干什么、如何干以及最终要达到的效果，对于所形 成的记录和报告也应加以明确，此外，对一些例外情况下须采取的措 文 件 名 环境管理程序文件的编写 电子文件编码 HJWB003 页 码 10-3 施也应作出规定。使用业务流程图、信息传递图或物流图等方式是 一种较好的方法，这样做往往比单纯的文字叙述更加准确和易于理 解