北京大学学籍档案整理要求.doc

PAGE PAGE 3 附件： 北京大学学籍档案整理要求 一、整理单位 （一）博士、硕士研究生和长期、预科留学生以个人为单位立卷； （二）本专科、成教生学籍按班或专业为单位立卷，一般以40人左右立一卷。 二、文件材料排列顺序 （一）博士、硕士研究生按照学籍表、成绩表、毕（结）业审批材料、学位授予材料及其他重要材料顺序排列； （二）本专科、成教生每卷中按照学号升序排列，每个学生的学籍表在前，成绩表在后。 三、检查与编写页号 （一）立卷前检查：核准毕业生人数，检查审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确； （二）编写页号：凡有文字的页面都需用铅笔编写页号。正面写在右下脚距边20mm处，背面写在左下脚距边20mm处。其中以个人为单位立卷的，应在第一页页号之前加本卷总页数。例如：9-1，9为总页数（总页数用不褪色的黑色、兰黑色墨水书写），1为第1页。 四、档号标识与编制原则 （一）档号标识： × ×× × ××× ×××× - ××× 全宗号 档案门类号 学籍分类 单位码 形成年代 - 案卷顺序号 1 XJ 1位 3位 4位 3位 说明：北京大学全宗号为1； 学籍分类：B 博士 S 硕士 D 本专科 C 成教生 W留学生； 单位码：指党办校办给本单位的代码； 形成年代：学籍表、成绩表形成的最后年度 例如：本专科生档号标识：1XJD0012002-001为北京大学数学学院本科生2002年第001卷学籍档案。 （二）档号编制原则：博士生的档号由研究生院分别按院系、专业、学号的顺序升序编号；硕士生的档号由各教学单位按专业、学号的升序编号；本专科生、成教生由各教学单位按学籍分类编号。各类学历档号中的案卷顺序号每年从001编起。 五、计算机编目 利用北京大学档案管理系统，将案卷目录、卷内目录录入计算机，并打印出封面、卷内目录和案卷目录。 （一）研究生、长期和预科留学生学籍档案案卷目录录入的主要内容： 1、盒号：每年博士、长期和预科留学生均各从1盒开始编起，硕士生的盒号由档案馆确定，归档前不需录入； 2、档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性； 3、责任者：文件形成单位； 4、题名：准确揭示卷内文件材料内容，字数不超过50个汉字； 博士生、硕士生学籍档案案卷题名应包括：院（系）专业 博士生或硕士生 姓名 ××××年毕业审批材料等内容。 长期、预科留学生学籍案卷题名应包括院系 专业 国名 留学生姓名（中文姓名，外文姓名）（性别）个人学籍材料等内容。 5、文件形成时间：即学籍成绩表形成的最后年月，如200107； 6、页数：本卷的总页数； 7、保管期限：永久 。 （二）本专科生、成教生学籍档案案卷目录录入的主要内容： 1、盒号 2、档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性； 3、责任者：文件形成单位； 4、题名：准确揭示卷内文件材料内容，字数不超过50个字； 题名应包括院系、专业、届、本科、专科生（成教生）、学籍成绩表等内容。如一个专业学生的学籍档案分成几卷的，则题名中应注明本卷起止学号。 5、文件形成时间：即学籍文件形成的最后年月，如200107； 6、页数：本卷的总页数； 7、保管期限：永久。 （三） 本专科生、成教生学籍档案卷内目录录入的主要内容： 1、序号：卷内学生排列的顺序号。一个学生一个序号，从1 开始； 2、学号：学生学号； 3、姓名：学生姓名； 4、页次：每份学生学籍成绩表的首页的页号（注：最后一份学籍成绩表需填写首尾两个页号，两个页号间用-隔开，如96-98）； 5、备注：需要说明的问题。 六、装订 去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，加封面、封底，按封面、卷内目录、学籍、成绩表、封底顺序排列，封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准，以左下方对齐，三点一线装订（塑料热装订的可二点），线在背面打结。 七、备考表及盒面、盒脊内容 填写盒内备考表各项内容；盒面的件（卷）数及盒脊的本盒起止档号用铅笔填写；盒面的归档单位等移交档案时在档案馆加盖单位名称章；将盒内备考表置于盒内文件的下面。