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为接待法国公司代表客户到访,让他们感觉到“真诚服务,值得合作” 所以必规范接待流程,要经过以下几个环节:一、 来宾基本情况:
1. 来宾人员
2. 来访的目的
3. 来宾的行程
二、 确定接待规格
1. 级别及接待人员
2. 接待时间、地点
三、 拟写接待计划
1. 接待对象
2. 日程安排表
3. 经费预算
4. 联系方式
5. 接待审核
四、 接待注意事项
此次接待工作十分重要,直接影响到客户对我们公司的合作前景,所以我们的接待工作要努力做好了,要给来访者留下一个良好的形象,从而增加公司的行业竞争力。
环节
一、来宾基本情况:
1、来宾人员:法国公司代表团 (社长Betty、秘书Helen 、市场部经理Ben)
2、来访的目的:了解我们公司基本运作情况、进行有关的商务洽谈及一些补充事宜。
3、来宾的行程:为期三天,第一天负责接待,第二天进行双方会谈,第三天考察团将回国。
二、确定接待规格:
1、级别及接待人员:高级人员级别,由公司市场营销部李部长、公关关系部张部长、胡秘书和另外两名营销、公关人员。
2、时间、地点:2012年4月9日-2012年4月11日,
三、接待计划
(一)接待对象:法国代表团
姓名
性别
职务
Betty
女
社长
Helen
女
秘书
Ben
男
市场部经理
(二)日程安排:
自2012年4月9日到2012年4月11日
时间
内容
地点
中方陪同
第一天2012年4月9日
中午至下 午
上午12点整胡秘书乘公司专车至首都 机场15:50 接机时间: 接机人员:胡秘书 专车接送:李荣、张义
首都机场
晚上
在宴请法国代表(注:五道特色法国菜,两道中国特色菜,一道汤)
翔丰国际 酒店
第二天年20124日月10
早 上
;30 时间:8:30-11 会谈:商讨经济合作会谈人员:法国代表社长Betty、秘书Ben
Helen和市场部经理公公司代表:市场营销部李部长、关关系部张部长、胡秘书和另外两名营 。销、公关人员
公司本部八楼会议 室
中午
时间:11:50-13:30 宴请宾客
翔丰国际酒店
市场营销部李部长、公关关系部张部长、胡秘书和另外两名营销、公关人员。
下午
时间:14:50-16:50 参观公司
公司
市场营销部李部长、公关关系部张部长、胡秘书和另外两名营销、公关 人员。
第三天42012年 日月11
早上
时间:8:30-11:00 参观城市旅游景点
销部李部市场营长、公关关系部张部长、
中午 至下午
在万绿东方国际酒时间:12:00-13:00 店用餐安排公司专车送:00 14送回::00-18 来宾至酒店宾馆
首都机场
(三)经费预算:
项目
计算标准
小计(单位:元)
住宿
宾客以及陪同 人员.
酒店地点、等级以及标准
5000
外宾:法国代表、秘社长Betty和市Helen书场部经理Ben
胡秘陪同人员: 书
翔丰国际酒店
五星级酒店:三套豪华单人间
餐费
第一天
3000(元)
6000
第二天
(元)2000
第三天
(元)1000
参观门票、娱乐等
1000(元)
1000
劳务费(加班费)
(元) 5000
5000
纪念品费
500(元)
500
打印费
50(元)
50
合计(单位:元)
17750
备注:有额外支出的保存好发票
(四)、联系方式:
姓名
职务
手机
专用电话
xx
董事长
136********
0762-*****
xxx
总经理
150********
0762-*****
xx
秘书
138********
xx
总经理
***********
xxx
市场部经理
***********
xxx
秘书
***********
(五)接待审核:
接待计划要经过申请-审核-批准,这三流程缺一不可。涉及了解客户即将到访时通知行政管理办理,要求进行客户接待的安排,如出差在外应及时以电话方式通知,并落实客户的联系方式、随行人数、是否需用车到机场或火车站接送等等,这计划上交业务行政管理部门审核待完善获批准。
四、接待注意事项
(一)衣食住行工作:
住宿:引导、组织好酒店人员负责招待好来宾
餐饮:派相关人员督导,经卫生检验后才可放心给用膳
散步:确保周围环境安静,控制噪声来源。
(二)安全防卫工作:
加强保安队伍建设,注意做好安全管理和检查
(三)针对人员注意事项:
接待人员:接待过程中要热情,以礼相待,言行举止自
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