档案管理信息系统技术需求书.pdf

. 档案管理信息系统 技术需求书 ;. . 目 录 1、 档案系统的现状 2 ２、 档案系统需求概述 2 2.1 归档的范围 2 2.2 档案系统的用户范围 3 2.3 功能需求概述 3 ３、 系统建设目标及预期的效果 8 3.1 系统建设目标 8 3.2 预期的效果 9 ４、 系统总体规划 9 4.1 系统建设原则 9 4.2 档案管理系统方案 9 ;. . 一、需求分析 1、 档案系统的现状 通信行业是现在发展最迅猛，同时也是竞争最激烈的行业，竞争不仅来自 市场能力， 还有更加重要的就是提高内部的管理水平和工作效率。 随着竞争越来 越激烈，对公司的管理水平提出了越来越高的要求。 档案管理作为公司的重要资 源部分 , 其管理模式处于半手工状态，存在着效率低、工作量大、查询速度慢、 资源利用率低等问题。 公司全面运行办公自动化以后，按照国家档案局针对电子档案管理的有关 规定，办公自动化系统产生的电子文件要定期导入档案管理系统， 以便实现对电 子文件的分类、 整理等档案化管理， 并通过网络的方式提供利用查询。 因此必须 加紧建设和 OA系统有数据接口的档案信息化管理系统，满足电子文件向档案馆 （室）移交, 由档案部门进行电子文件的管理和利用的要求。 档案管理信息化的另一个要求是档案馆（室）原有档案的数字化管理。目 前，仅仅实现了部分档案的目录级管理，更方便、更快捷、准确的全文检索项目 一直没上， 用户查阅档案只能到档案馆现场查阅复印， 工作效率低， 现代化程度 不高，耗材和纸张用量巨大， 随着公司办公效率的提高， 传统的档案查阅和利用 方式已经成为网络化办公的一个缺陷，达不到企业高效管理的要求。 ２、 档案系统需求概述 2.1 归档的范围 （1）文书档案 至 2005 年底，省公司本部的文书档案约 12500卷，一期项目计划完成 150 万页文书档案数字化加工、管理。 （2）声像档案 至 2005 年底，省公司本部照片档案 4600 张，录音、录象、影片资料 119 ;. . 盘。一期项目计划完成 3000 张照片档案的管理， 。 （3）企业资料 至 2005 年底，省公司本部荣誉实物档案 1025 件，资料 5000 册。一期项目 计划完成 1025 件荣誉档