济南中泰置业文件管理流程.docx

文件管理流程 版本 A/0 生效日期 编写 审核 批准 1目的 规范公司的文件管理。 2职责 2.1公司人事行政部经理负责文件管理的领导工作和领导批示的督办。 2.2人事行政部文员负责文件收发、登记、流转、归档。 2.3各业务部门负责本部门外发文件和起草， 各级领导在授权范围内审核、签批。 3文件分类 3.1收文 3.1.1外部收文：来自政府、协会、合作方的公函、传真等 3.1.2内部收文：来自公司内部请示、报告、审批表单等 3.2发文 3.2.1外发文：对外发出的红头文件、公函、传真等 3.2.2内发文：公司内部发出的红头文件、规章制度、业务联系单、通知、公告 等。 4过程控制 4.1收文的处理流程： 4.1.1外部收文的处理流程：文员收文一编号并加“文件传阅审批单”一行政部 经理分批一副总经理批阅一总经理批阅一董事长批阅一承办部门办理-人事行 政部督查办理结果一归档。 4.1.2内部收文的处理流程：文员收文一编号并加“文件传阅审批单”一行政部 经理分批一副总经理批阅一总经理批阅一董事长批阅一承办部门办理-人事行 政部督查办理结果一归档。 4.2发文的处理流程： 4.2.1外发文的处理流程：业务部门起草文件—文员收文—行政经理修改—编号 并加“外部发文审批单” 一分管业务副总经理会签一分管行政副总经理会签一总 经理批准T董事长签发T承办部门送文并请对方签收T人事行政部督查办理结 果f归档。 422内部发文流程：有关部门起草文件一文员收文一行政经理修改一编号并加 “内部发文审批单” f分管业务副总经理会签一分管行政副总经理会签f总经理 批准一董事长签发一人事行政部发文并组织传达一文件及传达记录归档。 5监督与执行 5.1本管理流程由人事行政部负责督导实施。 6相关表格 6.1收文印章模板 6.2文件传阅处理单 6.3外部发文审批单 6.4内部发文审批单 6.5内部文件传阅单 收文印章模板 编号 日期 来源 文件传阅处理单 编号: 来文 单位 来文 收文 文号 时间 文件 内容 拟 办 领 导 批 示 传 阅 情 况 承办 部门 办理 情况 检杳 结果 对外发文内部审批单 编号: 发文名称 期限 主送机构 接收人 具体内容 经办人 部门经理 意见 业务主管 领导意见 总经理 审核 董事长 审批 以上内容由经办人填写，取得有关领导同意后发出文件。 文件发出后，经办人应移交公司秘书以下内容存档： 1） 文件复（制）印件 2） 本对外发文审批单 3） 接收人签字的文件对外发文记录单 归档记录 以上内容由存档人填写。 内部发文审批单 编号: 文件名称 发放范围 生效时间 密级 紧急程度 具体内容 起草人 部门经理 意见 业务主管 副总经理 行政主管 副总经理 总经理 审核 董事长 审批 内部文件传阅单 编号: 文件名称 文件内容 发布日期 传达日期 传达形式 □ 会议传达 口 传阅 声明：本人已经认真阅读此文件，完全理解其含义，并将认真遵守相关规定。 部门 姓名 「签字和日期 董事长 总经理 开发部 人事行政部 设计部 策划部 财务部 项目部 说明： 1）本表各由人事行政部负责发岀和收回，存档 2）总经理在审阅文件决定传阅范围