北京市实施归档文件整理规则细则.docx

北京市实施《归档文件整理规则》细则 （2010年3月 25日修订） 范围 本细则规定了作为文书档案保存的归档文件整理原则和方法。 本细则适用于机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。 定义 归档文件 各立档单位在职能活动中直接形成的、 办理完毕、具有保存价值的纸质文件 材料。 件 归档文件的基本整理单位。 一般以每份文件的不同稿本合为一件， 包括文件 正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审 批单等相关文件。 来文与复文可为一件。报表、名册、图册、同种简报与期刊一册（本）为一 件。 归档文件整理 将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使 之有序化的进程。 整理原则 遵循文件形成规律， 保持归档文件之间有机联系， 区分不同价值， 便于保管 和利用。 质量要求 归档文件应齐全完整并按件装订。 归档文件及整理所使用的书写材料、 纸张、 装订材料等应符合档案保护要求。 整理方法与要求 装订：归档文件装订时应使用符合档案保护要求的装订材料。文件页数 较多时可采取线绳装订。 分类：归档文件一般可采用年度、机构、问题、保管期限等特征进行分 类，并结合使用。 一个立档单位内的归档文件一般只采用一种分类方法。 推荐使 用“保管期限——年度——机构（问题） ”或“年度——机构（问题）——保管 期限”的分类方法。 按年度分类 将归档文件按其形成年度分类。 按机构分类 将归档文件按其形成或承办机构分类。 按问题分类 将归档文件按其所反映的问题分类。 按保管期限分类 将归档文件按划定的保管期限分类。 “保管期限——年度——机构（问题） ”分类法：将立档单位同一全宗 内归档文件按其划定的保管期限分类， 同一保管期限内的文件再按形成的年度分 类，同一年度内的文件按形成或承办机构（问题）分类。 “年度——机构（问题）——保管期限”分类法：将立档单位同一全 宗内归档文件按其形成的年度分类， 同一年度内的文件再按形成或承办机构 （问 题）分类，同一机构（问题）内的文件按划定的保管期限分类。 5.3 排列：包括件与件的排列、每份文件内不同稿本的排列。 件与件的排列：依据分类方案，按事由结合时间、重要程度排列。会 议文件、统计报表、案件材料等成套性文件集中排列。 每份文件内不同稿本的排列：文件审批单、正本、附件（被转发文） 、 定稿、复制件。 5.4 编号、盖章。归档文件应依分类、排列次序逐件编号。在文件首页上端 的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章包括全宗号、年度、保管期限、 室编件号、馆编件号、页数、机构（问题）等七项。 全宗号：档案馆赋予立档单位的代码。 年度：文件形成的年度， 以四位阿拉伯数字标注公元纪年， 如：2009。 保管期限：归档文件保管期限的全称或标识年限。如：永久、 30 年、 10 年。 件号：归档文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别 在归档文件整理和档案移交进馆时编制。 室编件号：以机构（问题）为单位，按文件排列顺序从“ 1”开始标注。馆 编件号：按进馆要求编制。 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称。 页号：每件归档文件页码。文件中有图文页面为一页。当归档文件有 连续页码时， 无需重编页号。 当归档文件无页码或无连续页码时， 每份归档文件 需从“ 1”开始，使用阿拉伯数字顺延编制页号。页号编写位置为文件正页右下 角，文件反页左下角。 编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 归档文件目录设置机构（问题） 、件号、责任者、文号、题名、日期、 页数、保管期限、备注等项目。 件号：填写室编件号。向各级国家综合档案馆移交的档案，须填写 馆编件号。 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填 写时应使用全称或规范化简称。 文号：文件的发文字号。填写时应据实抄录。 题名：文件标题。填写时应据实抄录。规范性标题应体现文件责任 者、内容、文种三要素。如没有标题或标题不规范，可自拟标题，并加“ [ ] ” 号。 日期：文件的成文日期，以 8 位阿拉伯数字标注，如“。 页数：每件归档文件的总页数。 备注：注释归档文件需说明的情况。 5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4型（长X宽为297mM 210mm）。 归档文件目录应装订成册并编制封面。 归档文件目录封面设置全宗名 称、年度、保管期限等项目。其中，全宗名称：即立档单位名称，填写时应使用 全称或规范化简称。 5.6 装盒：将归档文件按室编件号顺序装入厚度适宜的档案盒，并填写档案 盒封面、盒脊。 档案盒封面及盒脊 档案盒封面应标明全宗名称。 档案盒项目包括：全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问 题）、起止件号、盒号等项。其中起止件号填写盒内第一件