文秘知识培训教材 .pptx

主讲：康静;;茫;第一 章 文秘角色认知;;职位：生产制造文员 工作定位：事务性工作 岗位职责： 部门内部人事资料的建立； 新进人员的入职引导； 每月月申请的申购和临时申请物品的追踪； 受控文件的登记、发行、维护，过期无效文件的回收与作废。资料的保管、整理与归档。 本部门每月绩效与优秀员工评比的监督，电子档的录入与存档； 负责车间5S的监督； 本部门人员出勤状况的管理； 本部门人员人事问题的呈报处理，各部门间文件信息的传达； 上岗证的考核； 奖罚与请假人员的统计，且录入保存为电子档； 每周周会的记录； 协助课长处理日常事务；;角色定位案例：;第二章 文秘素质要求;主动而不越位 服从而不盲从 沟通而不封闭 挡驾而不阻拦;;三.文秘人员所要具备的知识;第三章 文秘办事技能;;个人礼仪;一.礼仪的原则;办 公 礼 仪;电话; ;语气练习:; ; ; ; ;名片交换的礼仪;替上司接待客人;接待礼仪访客接待四大禁忌;内部沟通;企业管理过去是沟通，现在是沟通，未来还是沟通----松下幸之助;沟通语言;一.沟通的要领;案例：;高效沟通行动方案;组织流程;第一阶段：会前的计划与筹备;会议议题确定 邀请与会者 安排会议日程及议程 确定会议地点 布置会议 发送会议通知 ;议程 ;便函式 会议通知 XX领导： 兹定于X月X日（星期X）下午14：00在公司会议召开部门经理会议，讨论下半年的工作，请准时参加。 XX公司总经理办公室 X年X月X日;东莞劲胜精密组件股份有限公司;会议准备工具清单;;写作技巧;一，主旨 二，材料 三，结构 四，语言;指挥性文书：指示 规范性文书：章程 报请性文书：请示 知照性文书：通知 联络性文书：信函 记录性文书：会议记录 指导性文书：新闻 法律性文书：合同;第一步：制定正确的行动目标 ;请分析你的行动目标 经理让你组织本部门组长级以上人员召开部门重要会议，你确定了时间和地点后拟一个通知发给所有组长。 行动目标： 的行动 “我要在会议前一个星期让每个组长确定能否参加” 被动目标： 的意愿 “我要通知每个组长会议的时间和地点”;正式指数： 你本人很了解对方吗？ 目标读者比你地位低吗？ 是好消息吗？;第三步：决定文章的总体风格;48;公文的五大主要层次： 连贯式：按照事情的发展经过、时间顺序 如：事故调查报告 并列式：层次 之间为并列关系 如：报告、总结、建议 分析问题式：提出问题、分析问题、解决问题 如：指示、 命令、情况、公告、通知、决议 问答式：用问答来组织全篇 如：操作指南、采访稿 行动结果：直指事情的结果 如：介绍信、推荐信;列出大纲的目的： 七分想，三分写 磨刀不误砍柴工 提炼想法，定出框架 建立合理次序;抛砖引玉 鼓作气，如“冲刺” 冲出初稿后再修改 不要“十步九回头”;时间管理矩阵图 ;53;54;如果你有行动力，你就会成功；如果你有创造力，你就会卓越，如果你有影响力，你就会有成就！ ---牛根生;谢谢大家!;9、青少年是一个美好而又是一去不可再得的时期，是将来一切光明和幸福的开端。。6月-206月-20Wednesday, June 3, 2020 10、人的志向通常和他们的能力成正比例。20:09:5620:09:5620:096/3/2020 8:09:56 PM 11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。6月-2020:09:5620:09Jun-2003-Jun-20 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。20:09:5620:09:5620:09Wednesday, June 3, 2020 13、志不立，天下无可成之事。6月-206月-2020:09:5620:09:56June 3, 2020 14、古之立大事者，不惟有超世之才，亦必有坚忍不拔之志。03 六月 20208:09:56 下午20:09:566月-20 15、会当凌绝顶，一览众山小。六月 208:09 下午6月-2020:09June 3, 2020 16、如果一个人不知道他要驶向哪头，那么任何风都不是顺风。2020/6/3 20:09:5620:09:5603 June 2020 17、一个人如果不到最高峰，他就没有片刻的安宁，他也就不会感到生命的恬静和光荣。8:09:56 下午8:09 下午20:09:566月-20