内审档案管理作业流程.docVIP

第一章? 总则 第一条 〖目标〗为深入规范内部审计工作，加强审计档案工作，确保审计档案安全完整，充足发挥审计档案作用，依据上海（集团）《内部审计制度》、《档案管理要求》和保密管理要求等，制订本规程。 第二条 〖适用范围〗本指导适适用于企业审计部。企业旗下全部子企业内部审计部门实施审计档案管理时参考本规程实施。 第三条 〖释义〗本规程包含相关术语按以下释义了解： （一）审计档案：是指审计部在进行审计监督或审计调查活动中直接形成，含有参考利用价值以书面或电子介质表示多种文字、图表、声像等不一样形式历史统计。 （二）审计档案管理：是指审计部对审计档案进行搜集、整理、保管、利用、统计、判定、移交和销毁等工作。 第四条 〖审计档案种类〗审计档案分为以下两类： （一）审计项目档案； （二）审计行政档案。 第五条 〖审计档案介质〗审计档案包含以下介质形式： （一）纸质档案； （二）电子档案； （三）声像档案。 第六条 〖档案期限分类〗审计档案分为永久性档案和当期档案： （一）永久性档案，是指那些统计内容相对稳定，含有长久使用价值，并对以后审计工作含相关键影响和直接作用审计档案； （二）当期档案，是指那些统计内容常常改变，只供当期审计使用和下期审计参考审计档案。 第二章 审计档案管理职责 第七条 〖审计助理职责〗对于审计部档案管理，审计助理负担以下职责： （一）对审计档案根据项目档案（按项目分）、行政档案（按事由和职能相结合分）进行分类管理； （二）对于电子档案，每个月制作纸质档案，并编制档案目录后报送综合协调部； （三）对于纸质档案，根据档案类别对档案资料进行编号，编制案卷目录和卷内目录装订成册，归档目录电子版月报综合协调部； （四）平时在部门内部搜集整理行政档案资料； （五）在审计档案向综合协调部移交前，对审计档案进行妥善保管，确保档案安全和完整； （六）办理其它单位或部门调阅审计部档案或工作底稿相关手续； （七）对于档案中无关或反复资料，进行判别，删除或销毁无需归档或反复归档资料； （八）会同企业档案管理部门办理档案销毁相关手续； （九）企业相关档案管理其它职责。 （十）每十二个月3月底之前已经办结属于集团层面和4个二级单位层面审计类文件，做好移交清单，移交综合协调部。 第八条 〖项目主审职责〗对于审计项目档案，项目主审负担以下职责： （一）对主审项目标档案资料完整性、真实性负责； （二）在项目作业过程中搜集并初步整理审计项目档案资料； （三）在审计项目结束以后，按项目分类进行编码立卷，并向审计助理移交项目档案资料。 第九条 〖审计部总经理职责〗对于审计档案管理，审计部总经理职责是： （一）档案管理工作规程修订和完善； （二）对档案安全和完整负最终责任； （三）其它单位或部门调阅审计部档案审批； （四）销毁审计档案审批。 第三章 审计档案管理对象 第十条 〖应归入审计项目档案资料〗在审计项目实施过程中，以下资料应归入审计档案： （一）审计项目立项书； （二）审计项目工作方案或审计计划； （三）审计通知书； （四）和审计项目相关会议会议纪要，包含审计进场或退场会议纪要； （五）审计汇报各个稿次； （六）审计决定书、审计意见书及审计提议书等； （七）项目实施过程中搜集审计证据； （八）项目实施过程中编制审计工作底稿； （九）和审计项目相关请示、汇报、指示、询证函、复函等文件材料； （十）和具体审计项目或审计事项相关职员来信等举报材料； （十一）其它应归入审计项目档案文件材料。 第十一条 〖应归入审计行政档案资料〗在审计管理过程中，以下资料应归入审计行政档案： （一）和具体审计项目无关行政文书，包含集团、下属单位或其它部门来文、工作联络单、通知等； （二）审计部门综合管理资料，包含总结、计划、例会会议纪要等； （三）部门制度，包含内部审计制度、作业指导、操作规程、工作手册及步骤图等； （四）培训资料，包含相关法律法规、会计审计准则、房地产行业知识及参与内部或外部业务培训资料； （五）其它，包含企业制度及操作规程、作业指导等。 第四章 审计档案管理内容和方法 第十二条 〖审计档案搜集〗审计档案搜集包含： （一）审计项目实施过程中对审计项目档案搜集； （二）审计部日常管理过程中对审计行政档案搜集。 第十三条 〖审计档案搜集要求〗审计项目实施及日常管理过程中，对审计档案搜集： （一）审计档案根据完整、精炼、有效标准进行搜集； （二）项目关键节点文档要搜集齐全； （三）针对特定审计事项关键审计证据要搜集完整； （四）审计工作底稿等项目资料在由主审移交审计助理之前应由主审立卷并按单元搜集完整； （五）行政档案由审计助理于平时搜集，但审计人员每个月要定时向审计助理移交应归档审计行政档案资料。 第十四条 〖审计档案分类管理