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第三章合同分类编号规则
1目的
为实现合同的标准化管理,加强合同档案管理,制定本
规则。
2范围
本规则除特别指明外,适用于集团公司及其分公司作为 一方当事人签订的所有合同。
3职责
3.1集团公司财务中心与运管中心负责本规则的制订、修 改、实施指导和监督。
3.2各公司合同/档案管理人员负责本规则的具体实施。
4.方法和过程控制
4.1合同分类编号应遵循下列原则
4.1.1适应集团公司以房地产为主营业务的合同管理需要;
4.1.2集团公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续 编号。
4.1.3本规则合同分类编号符合集团公司《档案管理制度》 的规定,如档案管理制度发生变化,本规则相应执行,如全
全宗号
公司(总部)
隆尧分公司
故城分公司
德州分公司
代吗
HS
HS01
HS02
HS03
4.2合同分类编号
4.2.1合同分类
合同共分为三个属类:工程类合同、销售租赁类合同、 管理类合同。各类合同均按级编码进行分类编号,各级编码 之间以“-”号分隔。
属类
工程类合同
销售租赁类合同
管理类合同
代字
1
2
3
4.2.2工程类合同
工程类合同编号方法,下分四级编码。
一级编码
为工程项目简称中两个汉字的拼音第一个声母(大写)
如香湖美地简称“香湖”,代码为XH。集团公司统一按下表 中代码执行。对各分公司新开发项目的代码,应由各分公司 管理合同的职能部门对项目简称代码进行明确规定,并在确 定后报集团公司财务中心备案。
项目 名称
T屮、日 瑞景 华庭
花香 漫城
唐尧 花园
香湖 美地
香湖 大酒 店
隆尧 灯具 城
衡德 商贸 城
在水 一方 酒店
金宝 产业 园
代吗
RJ
HX
TR
XH
XD
LD
HD
ZS
JB
4.2.2.2 二级编码
根据开发期数分为“一期”、“二期”、“三期”、,,“跨 期”,代码分别为01Q 02Q 03Q ,, KQ “跨期”指不能确 定具体期别列入跨期待分摊。
三级编码
工程类合同共分六类,相应编号按下列括号中汉字表
示。
a )土地合同(土地):包括房地产项目合作开发与土地 使用权出让、转让等合同;
b)前期合同(前期):包括规划、设计、勘察、监理、 造价咨询等合同;
c )施工合同(施工):包括建筑、安装、装饰、市政等 施工或安装合同;
d) 工程材料设备采购合同(采购) :包括材料采购、甲 方付款乙方收货的三方合同、设备购买等合同;
e) 园林环境合同(环境):包括室外环境施工和采购合 同;
f)营销包装合同(营销):包括策划、销售代理、样板 间装修、户外广 告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品 设计、印刷等合同。
工程类 合同
土地合同
前期合同
施工合同
工程材料 设备米购 合同
园林环境 合同
营销包装 合同
代字
土地
前期
施工
采购
环境
营销
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四级编码
根据合同签订日期先后顺序编流水号,在前四类的最小 类范围内进行连续编号,编号代码为四位阿拉伯数字,从 0001 自 9999。
分类编号结构
全宗号+类别号(HT) +属类代字(1位)+开发期数(3 位) +二级属类( 2 位汉字) +流水号( 4 位)。
编号举例 故城分公司香湖美地一期第一份施工类合同
编号:HS02-HT-1-XH-01Q-施工-0001 总部花香漫城一期第 2 份环境类合同 编号:HS-HT-1-HX-01Q-环境-0002
销售租赁类合同 销售租赁类合同编号方法,下分二级编码。
一级编码 区别合同的项目归属、开发期数,编号方法同工程类
合同 4.2.2.1 、 4.2.2.2 。
二级编码
为具体房号的编号 (包括苑名、 栋号、单元号、 房间号), 可以用汉字、字母或数字综合表示,具体形式不作规定,但 各分公司自行编号的形式必须一致。
其他要求
同一套商品房、车位 / 车库、库房的排号协议、认购书、 抵押贷款担保合同与相应的销售合同共用一个编号。商品 房、车位 / 车库、库房销售后与业主签订的合同按销售合同 的补充合同处理,如工程维修合同。
分类编号结构
全宗号+类别号(HT) +属类代字(1位)+开发期数(3 位) +具体房号(苑名、栋号、单元号、房间号) 。
编号举例
故城分公司香湖美地一期 1 号楼 3 单元 501 号销售合同
编号: HS02-HT-2-XH-01Q-1 号楼 3单元 501 号
或 HS02-HT-2-XH-01Q-01-03-0501
总部花香漫城二期地下车库 48 号车位租赁合同
编号:HS-HT-2-
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