流程图制作简介 秘书：吴 玮.doc

第 PAGE 4 頁，共 NUMPAGES 4 頁 「標準作業流程」(Standard Operating Procedure)製作簡介 報告人 教務主任 梁利吉 動機與目的 · 避免承辦人更換時，經驗無法傳承 。 · 避免承辦人員因不諳法令，執行方向偏差，執行時效延誤。 · 減少承辦人員摸索及嘗試錯誤的時間。 「標準作業流程」的概念 SOP的概念或多或少都存在每個人的生活周遭上，例如：洗手的正確方法：「濕、搓、沖、捧、擦」這簡單好記的五字口訣，就是一種SOP。 (1)濕：在水籠頭下把手掌、手背全部淋濕 (2)搓：擦上肥皂，雙手相互搓揉起泡約20秒。 (3)沖：將雙手用水沖洗乾淨。 (4)捧：捧水將水龍頭清洗乾淨（水龍頭也可能有菌），再用手關水龍頭。 (5)擦：用擦手紙或手帕把手擦乾淨 「標準作業流程」的定義 對於經常性或重複性工作，為使作業流程一致化，將其執行過程予以詳細描寫之一種書面文件。其目的在於減少人為錯誤；降低顧客抱怨；進而提升行政效率及服務品質。 標準作業流程圖的製作原則 俗諺有云：「工欲善其事，必先利其器。」要想劃好流程圖，就必須要懂得如何使用電腦軟體中的「流程圖」製作的方法。在word 軟體，工具列─插入─圖片─ 快取圖案─流程圖 中，有各種圖示可供利用。其中最常用者，有下列六種，在此逐一說明之。 符 號 名 稱 意 義 準備作業（Start） 流程圖開始。 凡流程開始的準備工作，可在此圖示當中註明。 處理（Process） 處理程序。 凡流程中的各項程序，均可用此圖示，並在圖中註明其名稱。並以「動詞」+「名詞」方式表達，，例如：「擬定」+「辦法」。 決策（Decision） 不同方案選擇。 凡流程中需要做選擇時，可利用此圖示。 若為狀況甲，則往下發展，至下一程序；若為狀況乙，則往右發展，回上一程序。 終止（END） 流程圖終止。 凡流程中的結束點，均可用此圖示，並在 圖中註明其名稱。 路徑（Path） 指示路徑方向。 凡流程中的發展方向，均可用此圖示。 文件（Document） 輸入或輸出文件 範例 凡事起頭最難，只要有人做出流程圖來，不管好壞，必定能引起注意。個人不揣淺陋，試就教務處配課之作業，做一流程圖，以此就教各位。請參閱附件。 「標準作業流程」的好處 製作流程圖的好處有三： 所有流程一目了然，工作人員能掌握全局； 更換人手時，按圖索驥，容易上手； 所有流程在繪製時，很容易發現疏失之處，可適時予以調整更正，使各項作業更為嚴謹。 結語 本文旨在介紹流程圖的觀念及簡介製作方法，希望在推動本校各項業務建立標準作業流程時，能有所幫助。最後，提醒各位同仁，流程圖的製作方式不只一種，本文僅以拋磚引玉之心，期望能引出更好的製作方法。 附件(一)業務編號 教務處 01-00-XXX 學務處 02-00-XXX 總務處 03-00-XXX 輔導室 04-00-XXX 圖書館 05-00-XXX 會計室 06-00-XXX 人事室 07-00-XXX 校長室 08-00-XXX 教學組01-01-XXX 註冊組 01-02-XXX 設備組 01-03-XXX 特教組 01-04-XXX 實研組 01-05-XXX 社區化教師 01-06-XXX 訓育組 02-01-XXX 體育組 02-02-XXX 衛生組02-03-XXX 生輔組 02-04-XXX 庶務組 03-01-XXX 文書組 03-02-XXX 出納組 03-03-XXX 輔導教師 04-01-000 技服組 05-01-XXX 組員 06-01-000 助理員 07-01-000  附件(二) 國立臺東女中教務處標準作業流程 編號 01-00-001 業務項目 配課作業 法令依據 本校辦理綜合高中課程手冊 高級中等學校教師每週任課節數注意事項 使用表單文件 1.各科配課表(excel檔) 注意事項 本業務作業時程為每年8月及1月。 教師兼職名單需先向人事單位及學務處確定。 開課科目(含選修)由實研組提供。 配課會議需先準備好空白配課表提供給召集人，請教學組及實研組參加並作紀錄。 空白課程可排給基本時數不足之教師。 各科召集人，提出配課建議，送交教務處供參，教務處得視全校整體性予以調整。 配課作業流程圖 擬定配課表 擬定配課表 請人事室及學務處確定兼職教師名單 由實研組確定開課科目 完成各科教師空白配課表 召開配課會議 彙整各科配課表 調配兼課時數 簽請校長核定 請教學組進行排課事宜 結束 可 否