公司文件管理制度及公司文件编号管理制度.doc

Q/YBLY 甘肃XX铝业有限公司企业标准 Q/YBLYAB-03-2016 文件管理制度 XX铝业有限公司 发布 公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司EHS是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 EHS负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 行政部负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。 3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.4 EHS负责组织制定公司体系文件、并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.5 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.6 公司及各部门文件分发布前，应向EHS提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件， 4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。 4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等） 工作程序 5.1 文件的分类 5.1.1 文件属性分类 （1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 （2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。 （3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。 （4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。 （5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。 5.1.2 文件阶层分类 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册，永久保存。 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件，永久保存。 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等，永久保存。 四阶文件：各记录表单、报表等，保存期限5年。 5.1.3 文件密级分类 绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。 机密文件： 公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。 各阶段的营销政策及商务、服务策略。 公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。 公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。 研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。 公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。 秘密文件 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。 公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。 公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。 供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。 客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。 产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。 各类印章（含印模）和重要证件。 无密级文件：公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/通告、一般性决定和决议等。 5.1.4 文件可以呈任何媒体形式，如文本、照片、硬盘贝和电子媒体等。 5.2 文件标识与编号 5.2.1 文件标识 受控的质量体系、管理性文件，其封