文件管理制度及文件管理习题及答案.doc

编制人 时间 审核人 时间 批准人 时间 生效时间 目 录 TOC \o 1-3 \h \z \u 一、目的 2 二、范围 2 三、责权 2 四、文件的纵向分类与定义 2 五、文件的横向分类与定义 3 六、文件的分层审核管理 4 七、文件的编号管理 5 八、文件的发放、保存、更改管理 6 九、文件的查阅、拷贝、借阅与保密管理 6 十、机密文件管理 7 十一、文档的起草、会签、归档管理 7 十二、文件的作废、回收与销毁 7 十三、公司文件管理制度违反考核规定 8 十四、公司文件一般格式 9 十五、文件的生效与执行 9 一、目的 为对公司各种文件的程序、格式、起草、收发、保存等实行统一管理，提高公司文件的可控性与标准化管理，特此制定本文件管理制度。 二、范围 1、本制度所规定的各种资料管理流程，对公司内部广泛适用，任何文件资料的初定、审核、实施、发放、保存、借阅、销毁等都必须严格按照本制度执行。 2、若本制度出现规定不完全、规定程序无法实施等情况，发现部门有权利向公司总经理以书面的形式提出修改，获得总经理批准后按照最新修改程序执行。 三、责权 1、行政人事部责权：起草、修改、报审、保存、监督与执行本制度，严格监督本制度的实施过程，保证本制度的顺利实施；对无法实施条款或新增条款进行审核。 2、其他部门责权：严格执行本制度流程；对不符合实施或无法实施的流程提出书面修改申请；提出新增内容； 3、文控员：严格按照本制度对公司文件进行保管、保存、更新、收发等。 四、文件的纵向分类与定义 1、制度：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件； 2、办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件； 3、标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件； 4、通知：是批转下级、转发上级、传达事项，发布制度、任免人员时使用的文件； 5、通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文件，是一种有较强的教育作用和指导作用的周知性下行文； 6、报告：是向上级领导汇报工作、反映情况，答复上级领导询问的文件； 7、请示：是向上级领导请求指示，批准的文件; 8、批复：是指导性的下行文，是上级领导答复下属请示事项的公文； 9、函：是不相隶属的部门之间相互商洽工作，提出和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件； 10、工作联系单：适用于不同部门之间的正是的书面联系，用于告知需要获得相关部门的帮助或者变更； 11、会议纪要：是记载、传达会议情况和议定事项的文件； 12、计划：是部门或个人对未来一定时期内要做的工作或要完成的某项任务，提出某些设想，作出具体安排； 13、总结：部门或个人对过去一段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的书面材料; 14、方案：指部门或个人出台的项目性工作计划书; 15、手册：指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性文件 16、流程：是一组输入通过特定行动准则达到特定输出的过程 17、人事档案资料：指由行政人事部为每个员工建立的工作履历、个人信息档案； 18公司标识资料：公司营业许可证、经营许可证、组织机构代码证、营业执照、一般纳税人登记证明、法人身份证明、 19、邮件、信函、杂志：指部门或者各人之间相互传递信息的书面表达形式； 20、电子资料：指上述文件资料以电子版本（word、excel、ppt、cad、pdf、UG、电子邮件等）的形式保存传阅； 五、文件的横向分类与定义 1、客户文件：指传递一切与客户信息、客户要求相关的文档资料，如宗申产品要求等； 2、公司内部文件：指在公司内部进行信息传递、沟通的文档资料； （1）行政体系文件：指与公司日常行政管理、行政沟通、行政审核相关方向的行文，如：一般的通知、公告、告示、请示、工作计划、工作总结、人员招聘/考核方案、人员培训资料、营业执照、组织机构代码证、一般纳税人登记证等 （2）技术质量控制体系文件：与技术要求，工艺控制相关的文件，如：技术通知、技术设计、工艺设计、技术模拟、试生产通知书、工艺要求、作业指导书、PPAP、PQAP、检验检测标准、质量报表等，一般一项产品单独成册，方便及时查阅与变更； （3）质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、体系更改申请单、内审/外审计划、审核结果、不符合项、纠正预防措施、合理化建议、质量体系运行指标等； （4）生产体系文件：生产报表、生产计划、产能分析、设备维修保养计划/记录、物资管理/计划、库房盘点、物资报废、废旧物资处理等； （5）设备资料：与公司设备状态、设备运行相关资料，如：设备图纸、设备点检/维修记录、设备自我更改设计方案、外协件制作加工方案等； （6）供应商资料：与公司供应各种生