x第九章 建设身工程项目沟通管理.ppt

2007-1-28 第五节 项目报告 项目沟通中传递项目信息使用最多的方式是报告，项目绩效报告是项目沟通中最为重要的信息传递和沟通方法。 第五节 项目报告 一、工程项目中报告的种类 按时间可分为日报、周报、月报、年报； 针对项目结构的报告，如工作包、单位工程、单项工程、整个项目报告； 专门的内容的报告，如质量报告、成本报告、工期报告； 特殊情况的报告，如风险分析报告、总结报告、特别事件报告等； 状态报告，比较报告等。 1.项目口头报告的分类 ⑴汇报性口头报告 ⑵说服性口头报告 ⑶敲定性口头报告 2．项目书面报告的分类 ⑴按照书面报告的格式划分 书面报表 书面报告 ⑵按照书面报告的用途划分 绩效报告 工作终结报告 第五节 项目报告 第五节 项目报告 二、项目报告的作用 1．作为决策的依据。 2．用来评价项目，评价过去的工作以及阶段成果。 3．总结经验，分析项目中的问题。 4．通过报告去激励各参加者，让大家了解项目成就。 5．提出问题，解决问题，安排后期的计划。 6．预测将来情况，提供预警信息。 7．作为证据和工程资料。 第五节 项目报告 三、报告的要求 1．与目标一致。 2．符合特定的要求。 3．规范化、系统化。 4．处理简单化，内容清楚，各种人都能理解，避免造成理解和传输过程中的错误。 5．报告的侧重点要求。 第五节 项目报告 四、项目报告系统 在项目初期，在建立项目管理系统中必须包括项目的报告系统。这要解决两个问题： 1．罗列项目过程中应有的各种报告，并系统化； 2，确定各种报告的形式、结构、内容、数据、采集和处理方式，并标准化。 * 二、项目沟通管理的概念 项目沟通管理是指对于项目过程中各种不同方式和不同内容的沟通活动的管理。这一管理的目标是保证有关项目的信息能够适时、以合理的方式产生、收集、处理、贮存和交流。 第一节 沟通的概念 三、沟通的过程 第一节 沟通的概念 发送过程 接收过程 传递过程 信息 传递 干扰 项目沟通过程示意图 想法 编码 接收 解码 理解 反馈 四、沟通的基本原则 1．准确性原则 2．完整性原则 3．及时性原则 4．非正式组织沟通的运用原则 第一节 沟通的概念 五、影响组织沟通效果的基本要素 1．信息发送者 2．接收者或受众 3．沟通环境 4．信息资源 5．沟通方式与渠道 6．反馈与回应 第一节 沟通的概念 第二节 项目沟通的方式、方法 一、沟通方式 1． 双向沟通(有反馈)和单向沟通(不需反馈)。 2． 按流向分为：垂直沟通，即按照组织层次上下之间沟通； 横向沟通，即同层次的组织单元之间的沟通； 网络状沟通。 3． 正式沟通和非正式沟通。 4．语言沟通和非语言沟通。 第二节 项目沟通的方式、方法 二、正式沟通 (一)正式沟通的概念 正式沟通是通过正式的组织过程来实现或形成的。它由项目的组织结构图、项目流程、项目管理流程、信息流程和确定的运行规则构成，并且采用正式的沟通方式。正式沟通方式和过程必须经过专门的设计，有专门的定义。 这种沟通有如下特点： 1．有固定的沟通方式、方法和过程，它一般在合同中或在项目手册中被规定，作为大家的行为准则。 第二节 项目沟通的方式、方法 2．大家一致认可，统一遵守，作为组织的规则，以保证行动一致。组织的各个子系统必须遵守同一个运作模式，必须是透明的。 3．这种沟通结果常常有法律效力，它不仅包括沟通的文件，而且包括沟通的过程，例如会议纪要若超过答复期不作反驳，则形成一个合同文件，具有法律约束力；对业主下达的指令，承包商必须执行，但业主要承担相应的责任。 第二节 项目沟通的方式、方法 (二)正式沟通的方式 1．项目手册 2．各种书面文件，包括各种计划、政策、过程、目标、任务、战略、组织结构图、组织责任图、报告、请示、指令、协议。 3．协调会议。 4．通过各种工作检查，特别是工程成果的检查验收进行沟通。 5．其它沟通方法，如指挥系统、建议制度、申诉和请求程序、申诉制度、离职交谈。 第二节 项目沟通的方式、方法 三、非正式沟通 (一)非正式沟通的形式 非正式沟通是通过项目中的非正式